Czy pracodawca ma obowiązek poinformować o nieprzedłużeniu umowy?

Umowa o pracę na czas określony daje przewidywalną datę zakończenia zatrudnienia, ale nie zawsze daje przewidywalność decyzji o dalszej współpracy. W 2025 roku to nadal częsty powód napięć między stronami, bo pracownik oczekuje jasnej informacji, a pracodawca opiera się na literalnym brzmieniu przepisów. Warto więc rozróżnić, co wynika z prawa, a co jest po prostu dobrą praktyką HR.

Czy pracodawca ma obowiązek poinformować o nieprzedłużeniu umowy?

W polskim prawie pracy, w aktualnym stanie prawnym obowiązującym w 2025 roku, nie istnieje ogólny obowiązek informowania pracownika z wyprzedzeniem, że umowa na czas określony nie zostanie przedłużona. Wynika to z konstrukcji tej umowy – jeśli strony wskazały w dokumencie datę końcową, to stosunek pracy kończy się po prostu wtedy, bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń. W praktyce oznacza to, że pracodawca może przekazać informację nawet w ostatnim dniu trwania umowy, a samo to zachowanie nie musi naruszać przepisów. Dla pracownika bywa to dotkliwe, ale formalnie nie jest to „wypowiedzenie”, tylko wygaśnięcie umowy z upływem czasu.

Warto podkreślić różnicę pomiędzy „nieprzedłużeniem” a „wypowiedzeniem”. Nieprzedłużenie to brak zawarcia kolejnej umowy po zakończeniu obecnej, natomiast wypowiedzenie to jednostronne oświadczenie woli, które rozwiązuje umowę wcześniej, z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Te dwa tryby mają inne konsekwencje, inną dokumentację i inny ciężar dowodowy. Z tego powodu wiele sporów bierze się z błędnego założenia, że pracodawca „musi wypowiedzieć”, jeśli nie chce kontynuować zatrudnienia. Przy umowie terminowej najczęściej nie musi.

Podstawą prawną, na którą zwykle powołują się specjaliści prawa pracy, jest art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy, zgodnie z którym umowa rozwiązuje się z upływem czasu, na który była zawarta. Przepisy nie wymagają tu dodatkowego zawiadomienia, pisma ani spotkania kończącego współpracę, choć w wielu firmach takie działania funkcjonują jako standard. Z perspektywy pracownika istotne jest więc, aby znać dokładną datę końca umowy i nie opierać planów wyłącznie na ustnych sygnałach z organizacji.

Umowa na czas określony co do zasady kończy się automatycznie w dniu wskazanym w umowie, a pracodawca nie ma ustawowego obowiązku uprzedzania o braku kontynuacji.

Jak działa rozwiązanie umowy na czas określony z upływem czasu?

Rozwiązanie umowy terminowej przez upływ czasu bywa mylone z czynnością prawną po stronie pracodawcy. Tymczasem mechanizm jest prosty – strony umawiają się na konkretny okres, a po jego zakończeniu stosunek pracy ustaje. Nie trzeba składać wypowiedzenia i nie trzeba uzasadniać, dlaczego kolejna umowa nie została zaproponowana. W firmach, które mają rozbudowane procedury HR, pracownik często dostaje informację wcześniej, ale jest to element kultury organizacyjnej, a nie ustawowy nakaz.

W praktyce oznacza to również, że pracodawca nie musi „potwierdzać” końca umowy żadnym dodatkowym dokumentem, aby doszło do rozwiązania stosunku pracy. Dokumenty kadrowe i rozliczeniowe oczywiście nadal są potrzebne, bo trzeba rozliczyć wynagrodzenie, urlop czy zwrot sprzętu, ale sama czynność rozwiązania umowy dzieje się „z mocy” tego, co zapisano w kontrakcie. Dla wielu osób to zaskoczenie, szczególnie gdy dotychczas pracowały głównie na umowach bezterminowych. Warto więc czytać umowę i aneksy bardzo uważnie, zwłaszcza rubryki z datami.

Najczęstsze mity pracowników

W obiegu funkcjonuje kilka powtarzalnych przekonań, które nie wytrzymują konfrontacji z przepisami. Jednym z nich jest przeświadczenie, że „umowy na czas określony nie da się wypowiedzieć w trakcie” – to nieprawda, bo umowy o pracę co do zasady można wypowiedzieć, a skutek następuje po okresie wypowiedzenia. Innym mitem jest to, że „brak informacji oznacza automatyczne przedłużenie” – w polskim prawie pracy to tak nie działa. Takie błędy interpretacyjne potrafią kosztować pracownika spóźnione działania, a pracodawcę niepotrzebny konflikt.

W codziennej pracy działów kadr w 2025 roku powtarzają się zwłaszcza następujące nieporozumienia:

• przekonanie, że pracodawca musi wysłać pismo o nieprzedłużeniu, bo inaczej umowa „trwa dalej”,
• utożsamianie nieprzedłużenia z wypowiedzeniem i oczekiwanie uzasadnienia decyzji,
• mylenie daty końca umowy z datą zakończenia okresu rozliczeniowego albo grafiku,
• założenie, że jeśli pracownik jest potrzebny w zespole, to przedłużenie nastąpi „automatycznie”.

Te mity mają wspólny mianownik – opierają się na intuicji, a nie na konstrukcji prawnej umowy terminowej. Warto też pamiętać, że w wielu branżach komunikacja jest nieformalna i oparta na ustaleniach ustnych, ale w razie sporu liczą się zapisy umowy i dowody. Z punktu widzenia bezpieczeństwa pracownika lepiej wcześniej dopytać o plany, niż czekać na „sygnał” w ostatnim tygodniu.

Okres wypowiedzenia przy umowie terminowej

To, że umowa może skończyć się z upływem czasu, nie wyklucza jej wcześniejszego rozwiązania za wypowiedzeniem. W 2025 roku okres wypowiedzenia w umowie o pracę zależy od stażu pracy u danego pracodawcy, a nie od tego, czy umowa jest na czas określony czy nieokreślony. W praktyce oznacza to, że pracownik zatrudniony terminowo może mieć taki sam okres wypowiedzenia jak pracownik na umowie bezterminowej. Po zmianach przepisów, które zrównały standardy wypowiadania umów, znaczenie ma przede wszystkim długość zatrudnienia.

Najczęściej stosuje się trzy ustawowe progi, które warto znać, bo wpływają na planowanie odejścia lub reorganizacji w firmie. W uproszczeniu wygląda to następująco:

Te okresy mają znaczenie wtedy, gdy któraś ze stron chce rozwiązać umowę przed terminem końcowym. Jeśli natomiast strony „dojeżdżają” do daty końcowej, okres wypowiedzenia nie jest potrzebny, bo umowa kończy się automatycznie. To rozróżnienie bywa ważne także w rozmowach o zakończeniu współpracy za porozumieniem stron.

Co zmieniło się po zrównaniu umów i dlaczego to ma znaczenie w 2025 roku?

Po zmianach przepisów, które wzmocniły standardy przy wypowiadaniu umów terminowych, różnice pomiędzy umową na czas określony a nieokreślony zostały w dużej mierze ograniczone. W praktyce, gdy dochodzi do wypowiedzenia, pracodawca powinien wskazać przyczynę zarówno przy umowie bezterminowej, jak i terminowej. To istotne, bo dawniej w przypadku umów na czas określony pracodawcy mieli większą swobodę w rozwiązywaniu ich bez uzasadnienia. Dziś akcent przeniósł się na transparentność przy wypowiedzeniu, ale nie na obowiązek uprzedzania o braku kolejnej umowy.

Równocześnie nadal pozostaje zasadnicza różnica – czas obowiązywania. Umowa terminowa z definicji „ma datę końca”, więc pracownik od pierwszego dnia zna moment, w którym zatrudnienie może się zakończyć. To nie zawsze daje komfort, zwłaszcza gdy w firmie panuje zwyczaj odkładania decyzji do ostatniej chwili. Z perspektywy pracodawcy bywa to narzędzie elastyczności, a z perspektywy pracownika źródło niepewności, szczególnie przy kredytach, opiece nad dziećmi czy planowaniu zmiany miejsca zamieszkania.

Jakie są postulaty zmian – petycja 53-2025 i termin 21 dni?

W 2025 roku temat powraca w debacie publicznej m.in. za sprawą obywatelskiej petycji nr 53-2025, skierowanej do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Jej istota jest prosta – autor postuluje, aby pracodawca miał obowiązek poinformować pracownika co najmniej 21 dni przed końcem umowy, czy zamierza ją przedłużyć, czy nie. Taka informacja miałaby ograniczyć sytuacje, w których pracownik dowiaduje się o braku kontynuacji na dzień lub dwa przed końcem. Dla wielu osób to różnica pomiędzy płynną zmianą pracy a nagłą przerwą w dochodach.

Trzeba jednak uczciwie zaznaczyć, że obecnie jest to postulat, a nie obowiązujący przepis. Wcześniej podobny wątek był już dyskutowany w przestrzeni publicznej, a w odpowiedziach organów państwa podkreślano, że kontynuowanie zatrudnienia opiera się na zgodnej woli stron. Innymi słowy – jeśli pracodawca nie chce przedłużać, a pracownik chce, to samo to nie tworzy obowiązku zawarcia kolejnej umowy. W konsekwencji ustawodawca do tej pory nie wprowadził generalnego nakazu wcześniejszego zawiadamiania.

Postulat 21 dni z petycji 53-2025 dotyczy poprawy przewidywalności, ale na dziś nie zmienia faktu, że brak przedłużenia nie wymaga wypowiedzenia ani uzasadnienia.

Jak to wygląda w innych państwach UE – przykład Holandii i Portugalii

W dyskusji o polskich regulacjach często przywołuje się rozwiązania z innych państw Unii Europejskiej, gdzie obowiązek informacyjny bywa bardziej sformalizowany. Wskazuje się m.in. na Holandię i Portugalię jako przykłady, że da się wdrożyć mechanizmy wcześniejszego powiadamiania i że rynek pracy potrafi się do nich dostosować. Dla pracownika oznacza to więcej czasu na rekrutację, a dla pracodawcy – bardziej uporządkowany proces offboardingu. Takie porównania są przydatne, bo pokazują, że polski model nie jest jedynym możliwym.

W materiałach porównawczych przewija się szczególnie wątek holenderski, gdzie funkcjonuje obowiązek powiadomienia z wyprzedzeniem i gdzie niedochowanie terminu może wiązać się z roszczeniem finansowym. Zwraca się uwagę na elementy takie jak forma pisemna, liczenie terminu od daty doręczenia oraz proporcjonalność świadczenia, gdy zawiadomienie jest spóźnione. W polskim porządku prawnym w 2025 roku nie ma takiego odpowiednika dla standardowej umowy na czas określony, ale porównanie pomaga zrozumieć, skąd bierze się presja na zmianę.

Czy pracodawca może nie przedłużyć umowy bez podania powodu?

Jeżeli mówimy o sytuacji, w której umowa po prostu dobiega końca i nie jest zawierana kolejna, to pracodawca nie musi uzasadniać, dlaczego nie proponuje nowej umowy. To ważne, bo wiele osób oczekuje „powodu” analogicznie jak przy wypowiedzeniu, a to dwa różne zdarzenia prawne. Brak propozycji kontynuacji współpracy jest w istocie brakiem zgodnych oświadczeń woli, a nie decyzją o rozwiązaniu trwającej umowy. Z punktu widzenia prawa pracy to zasadnicza różnica.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca ma pełną dowolność w komunikacji i działaniach okołozatrudnieniowych. Jeżeli w tle pojawiają się okoliczności takie jak nierówne traktowanie, odwet, mobbing czy dyskryminacja, spór może dotyczyć nie tyle samego „nieprzedłużenia”, ile naruszenia innych norm prawa pracy. W praktyce dowodowej takie sprawy są trudniejsze, bo trzeba wykazać związek przyczynowy i kontekst, ale nie są wykluczone. Z tego powodu część pracodawców i tak stawia na jasny dialog, nawet jeśli przepisy nie nakazują formalnego zawiadomienia.

Jak pracownik może zadbać o swoje interesy przed końcem umowy?

Najbardziej rozsądne podejście to potraktowanie daty końcowej umowy jako realnego terminu granicznego i zaplanowanie działań z wyprzedzeniem. W 2025 roku rynek rekrutacyjny potrafi działać szybko, ale procesy w firmach bywają wieloetapowe i czasochłonne. Jeśli pracownik czeka do ostatniego tygodnia, często zostaje bez pola manewru, zwłaszcza gdy potrzebuje ciągłości dochodu. Warto więc wcześniej zebrać informacje i uporządkować dokumenty, a rozmowę o przedłużeniu prowadzić w sposób rzeczowy.

Pomaga także świadomość, że pracownik zatrudniony na czas określony przez co najmniej 6 miesięcy może złożyć wniosek o zmianę formy zatrudnienia, czyli w praktyce poprosić o kontynuację współpracy w stabilniejszej formule. Taki wniosek bywa argumentem w rozmowie i sygnałem, że pracownik myśli długoterminowo, ale pracodawca nie ma obowiązku go uwzględnić. Z perspektywy pracownika wniosek jest więc narzędziem negocjacyjnym, a nie gwarancją. W wielu organizacjach to jednak standardowy punkt procesu kadrowego.

Rozmowa z przełożonym i kadrami

Dobrze przeprowadzona rozmowa o przedłużeniu umowy nie musi być stresująca, jeśli pracownik przygotuje się do niej merytorycznie. Najlepiej umawiać ją nie „na korytarzu”, tylko w konkretnym terminie, kiedy przełożony ma przestrzeń na decyzję lub przynajmniej na jasną informację. Warto też pamiętać, że nie zawsze decyduje bezpośredni menedżer – czasem o budżecie i etatach przesądza centrala albo dział finansów. Wtedy wcześniejsze rozpoczęcie rozmów ma jeszcze większe znaczenie.

W praktyce przydaje się przygotowanie kilku elementów, które porządkują rozmowę i zwiększają szansę na jasną odpowiedź:

• konkretna data zakończenia umowy i proponowany moment decyzji o kontynuacji,
• krótka lista zadań i wyników z ostatnich miesięcy, najlepiej mierzalnych,
• gotowość do omówienia warunków dalszej współpracy, w tym zakresu obowiązków,
• alternatywa w razie braku przedłużenia, czyli plan przekazania zadań i domknięcia tematów.

Taka struktura rozmowy ogranicza chaos i zmniejsza ryzyko, że temat będzie odkładany „na później”. Jednocześnie pracownik buduje wizerunek osoby, która domyka sprawy i myśli odpowiedzialnie o ciągłości pracy zespołu. To często działa lepiej niż presja czy emocjonalne argumenty.

Dokumenty i ustalenia, które warto zabezpieczyć

Jeżeli w firmie padają ustne deklaracje typu „na pewno przedłużymy”, a jednocześnie nie ma żadnego aneksu ani projektu kolejnej umowy, pracownik powinien zachować ostrożność. Ustne zapewnienia mogą być elementem kultury organizacyjnej, ale w razie zmiany decyzji nie zawsze da się je wykorzystać jako dowód. Dlatego warto przenosić ustalenia na mail lub notatkę służbową, nawet w neutralnej formie. Czasem wystarczy proste potwierdzenie terminu spotkania i tematu rozmowy.

Najczęściej przydatne są:

• egzemplarz umowy i aneksów z czytelną datą końcową,
• korespondencja mailowa dotycząca planów zatrudnienia lub zmian w zespole,
• harmonogramy projektów pokazujące, czy praca jest planowana po dacie końcowej,
• wnioski składane do pracodawcy, w tym wniosek o zmianę formy zatrudnienia, jeśli był składany.

To nie jest „szukanie konfliktu”, tylko porządkowanie faktów. W wielu przypadkach taka dokumentacja przydaje się również wtedy, gdy współpraca kończy się spokojnie, bo ułatwia rozliczenia i przekazanie obowiązków. Dla pracownika jest to także sposób na zmniejszenie poczucia niepewności.

Co powinien zrobić pracodawca, nawet jeśli prawo nie nakłada obowiązku informowania?

Choć przepisy nie wymagają uprzedzania o nieprzedłużeniu, firmy coraz częściej traktują komunikację jako element odpowiedzialnego zarządzania. W 2025 roku rynek pracy jest wrażliwy na reputację pracodawcy, a sposób rozstawania się z pracownikami ma znaczenie dla rekrutacji i retencji. Wczesna informacja pozwala też lepiej zaplanować przekazanie obowiązków i zmniejsza ryzyko nagłych absencji w ostatnich dniach. To po prostu ogranicza koszty organizacyjne, nawet jeśli nie wynika z kodeksu.

W praktyce organizacje, które chcą działać przejrzyście, wprowadzają wewnętrzne standardy, np. rozmowę decyzyjną na 30 lub 21 dni przed końcem umowy. Takie standardy nie zmieniają automatycznie prawa, ale tworzą przewidywalność w zespole i ograniczają plotki. Dla pracodawcy ważne jest również to, że uporządkowany proces zmniejsza ryzyko zarzutów o nierówne traktowanie, bo decyzje są podejmowane w podobnym trybie wobec różnych osób. Nawet jeśli nie ma obowiązku, konsekwencja i spójność procedur zwykle działają na korzyść firmy.

Brak ustawowego obowiązku nie wyklucza tego, że wcześniejsza informacja bywa korzystna organizacyjnie i zmniejsza ryzyko sporów w relacji pracownik–pracodawca.

Czy są sytuacje szczególne, które zmieniają ocenę braku informacji?

Sam fakt, że pracodawca nie uprzedził o nieprzedłużeniu, co do zasady nie tworzy automatycznie roszczenia w polskim prawie pracy. Jednak ocena konkretnej sytuacji może się zmienić, jeśli w tle pojawiają się okoliczności wskazujące na naruszenie innych obowiązków pracodawcy. W praktyce sporne bywają przypadki, gdy komunikacja była myląca, a pracownik poniósł realną szkodę, bo np. zrezygnował z innej oferty w przekonaniu, że zatrudnienie będzie kontynuowane. Takie sprawy są jednak mocno zależne od dowodów i kontekstu.

Wrażliwe społecznie grupy pracowników częściej podnoszą argument destabilizacji i trudności życiowych, gdy informacja pojawia się bardzo późno. W debacie publicznej zwraca się uwagę m.in. na samotnych rodziców, opiekunów osób zależnych, osoby z niepełnosprawnościami oraz młodych ludzi wchodzących na rynek pracy. Dla nich nagła przerwa w dochodzie może oznaczać szybkie narastanie problemów finansowych, a czasem również zdrowotnych. To właśnie na tym tle pojawiają się postulaty, aby obowiązek informacyjny był uregulowany wprost.

Najważniejsze pojęcia, które warto rozróżniać w 2025 roku

W rozmowach o końcu umowy terminowej często miesza się pojęcia, które w prawie pracy mają konkretne znaczenie. Kiedy pracownik mówi „dostałem wypowiedzenie”, a faktycznie umowa po prostu dobiega końca, łatwo o nieporozumienia i niepotrzebne emocje. Równie łatwo o błędne decyzje, na przykład zbyt późne rozpoczęcie poszukiwań pracy, bo ktoś czeka na „pismo”. Dlatego warto uporządkować podstawowe terminy i konsekwencje.

Najczęściej przydaje się rozróżnienie następujących sytuacji:

1. Upływ czasu – umowa kończy się w dacie wskazanej w umowie, bez dodatkowych oświadczeń.
2. Wypowiedzenie – jedna ze stron rozwiązuje umowę wcześniej, a umowa kończy się po okresie wypowiedzenia.
3. Porozumienie stron – strony wspólnie ustalają datę zakończenia, czasem inną niż w umowie.
4. Przedłużenie – wymaga zgodnej woli stron i zwykle nowego dokumentu (aneksu lub kolejnej umowy).

Takie uporządkowanie pomaga też w kontakcie z kadrami i w ewentualnej konsultacji prawnej. Jeśli pracownik potrafi nazwać sytuację, łatwiej ustalić, jakie dokumenty powinny istnieć i jakie terminy mają znaczenie. W wielu przypadkach już to zmniejsza ryzyko konfliktu.

Co warto zapamietać?:

• W 2025 roku pracodawca nie ma obowiązku informowania pracownika o nieprzedłużeniu umowy na czas określony, co może prowadzić do niepewności zatrudnienia.
• Umowa na czas określony kończy się automatycznie w dniu wskazanym w umowie, bez konieczności składania wypowiedzenia.
• Okres wypowiedzenia dla umowy terminowej zależy od stażu pracy u danego pracodawcy: 2 tygodnie (mniej niż 6 miesięcy), 1 miesiąc (6 miesięcy do 3 lat), 3 miesiące (3 lata i więcej).
• W 2025 roku trwają dyskusje na temat postulatu wprowadzenia obowiązku informowania pracownika o braku przedłużenia umowy co najmniej 21 dni przed jej końcem.
• Pracownicy powinni aktywnie dbać o swoje interesy, planując rozmowy o przedłużeniu umowy z wyprzedzeniem oraz dokumentując ustalenia dotyczące zatrudnienia.