Zmiana pracy w 2025 roku często wiąże się z pytaniami o prywatność i granice kontroli podczas rekrutacji. Jednym z najbardziej drażliwych tematów jest historia zwolnień lekarskich, czyli L4. Poniżej wyjaśniam, co nowy pracodawca może realnie zobaczyć, a czego nie ma prawa ani możliwości sprawdzić.
Czy nowy pracodawca widzi poprzednie L4?
Co do zasady nowy pracodawca nie ma legalnego dostępu do Twojej historii zwolnień lekarskich z poprzednich miejsc pracy, ponieważ są to informacje o zdrowiu. Takie dane są traktowane jako szczególna kategoria danych osobowych i podlegają pod art. 9 ust. 1 RODO, co oznacza bardzo restrykcyjne zasady przetwarzania. W praktyce rekruter ani dział HR nie mają narzędzia, które pozwalałoby „podejrzeć” Twoje dawne e-ZLA, nawet jeśli firma ma rozbudowane procesy kadrowe. Jeżeli ktoś sugeruje, że „sprawdzi to w systemie”, warto zachować ostrożność i poprosić o wskazanie podstawy prawnej takiego działania.
Ważne jest też rozróżnienie dwóch sytuacji, które bywają mylone. Pracodawca widzi e-ZLA pracownika, ale tylko wtedy, gdy jest jego aktualnym płatnikiem składek i zwolnienie dotyczy okresu zatrudnienia u niego. Nie oznacza to jednak, że po zatrudnieniu uzyska wgląd w Twoje dawne absencje u innych pracodawców. Wgląd „wstecz” do historii L4 w ZUS przysługuje przede wszystkim ubezpieczonemu (np. przez IKP lub PUE), a nie dowolnej firmie, do której aplikujesz.
Informacje o zwolnieniach lekarskich to dane o zdrowiu, więc nowy pracodawca nie powinien ich pozyskiwać ani weryfikować na etapie rekrutacji.
Czy można sprawdzić zwolnienia przez ZUS i PUE ZUS?
Często pojawia się obawa, że skoro pracodawca ma profil na PUE ZUS, to „widzi wszystko”. W rzeczywistości konto pracodawcy w PUE służy do obsługi spraw ubezpieczeniowych i rozliczeń wobec ZUS, a nie do przeglądania historii medycznej kandydatów. Dostęp do danych w ZUS jest ograniczony, a informacje o niezdolności do pracy trafiają do pracodawcy w związku z konkretnym zwolnieniem wystawionym w okresie, gdy dana osoba jest u niego zgłoszona. To istotna różnica, bo eliminuje popularny mit o „weryfikacji L4 u poprzedniego pracodawcy”.
W praktyce wygląda to tak, że e-ZLA jest przekazywane elektronicznie do ZUS i do pracodawcy (pracodawców), ale wyłącznie tych, którzy są wskazani jako aktualni płatnicy. Jeżeli w systemie nadal figuruje były pracodawca, może dojść do błędnego wysłania zwolnienia także do niego, co bywa traktowane jako podejrzenie naruszenia ochrony danych osobowych. Z tego powodu w 2025 roku nadal bardzo ważne jest, aby podczas wizyty lekarskiej zweryfikować listę płatników i dopilnować, by zwolnienie trafiło tylko tam, gdzie powinno.
Dlaczego nowy pracodawca nie ma wglądu w Twoją historię?
Powód jest prosty, choć konsekwencje są szerokie. Dane o zdrowiu są objęte szczególną ochroną, a pracodawca w rekrutacji może żądać tylko informacji, które mają związek z zatrudnieniem i oceną kwalifikacji. Wprost wynika to z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy, który wyznacza katalog danych dopuszczalnych na etapie naboru. Historia zwolnień lekarskich się w nim nie mieści, bo nie jest ani kwalifikacją, ani elementem przebiegu zatrudnienia w rozumieniu rekrutacyjnym.
Warto też podkreślić, że samo posiadanie narzędzi technicznych nie legalizuje przetwarzania danych. Nawet gdyby firma „umiała” coś ustalić nieformalnie, to nadal pozostaje pytanie o podstawę prawną, zasadę minimalizacji i celowość. A tu wracamy do RODO, w tym do zasady minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO, która wymaga zbierania tylko tego, co naprawdę potrzebne w danym celu.
Kiedy pracodawca widzi e-ZLA?
Pracodawca widzi e-ZLA, gdy jest Twoim aktualnym pracodawcą i zwolnienie dotyczy okresu, w którym pozostajesz w zatrudnieniu. Jeżeli firma ma konto PUE ZUS, zwykle otrzymuje powiadomienie automatycznie i ma dostęp do informacji potrzebnych do rozliczeń. Gdy pracodawca konta PUE nie ma, przepisy przewidują procedury oparte o wydruk i terminy dostarczenia dokumentu, ale to dotyczy bieżącej relacji pracownik–pracodawca, a nie rekrutacji.
Jednocześnie nawet przy bieżącym e-ZLA pracodawca nie dostaje pełnej diagnozy. Zwykle nie widzi numeru statystycznego choroby z klasyfikacji, natomiast może zobaczyć oznaczenia, które mają znaczenie rozliczeniowe. To ograniczenie ma chronić prywatność pracownika i ograniczać niepotrzebne krążenie informacji o zdrowiu w firmie.
Jakie informacje pracodawca wyczyta z L4, a jakich nie?
W obiegu funkcjonuje przekonanie, że „na L4 jest wszystko”. Tymczasem zakres widocznych danych jest ograniczony, bo pracodawca ma przede wszystkim rozliczyć nieobecność, a nie analizować medyczne szczegóły. Z punktu widzenia firmy istotne są daty, zalecenia dotyczące sposobu wykorzystania zwolnienia oraz kody, które wpływają na świadczenia. Nie ma natomiast uzasadnienia, aby w dziale HR krążyły szczegółowe rozpoznania.
Najczęściej pracodawca widzi kody literowe i cyfrowe, o ile zostały wpisane, ale nie oznacza to automatycznie informacji „co dokładnie dolega”. Kody mają charakter ogólny i w wielu przypadkach nie pozwalają na jednoznaczne ustalenie diagnozy. Dodatkowo ubezpieczony może w określonych sytuacjach wnioskować o brak oznaczeń szczególnie wrażliwych, co jeszcze bardziej ogranicza ryzyko stygmatyzacji w miejscu pracy.
W praktyce, na e-ZLA mogą pojawić się elementy ważne dla rozliczeń i organizacji pracy, takie jak:
- okres niezdolności do pracy (daty od–do),
- oznaczenie 1 lub 2 (czy „chory musi leżeć”, czy „chory może chodzić”),
- kody literowe A–E (ogólne kategorie wpływające m.in. na zasady liczenia okresów i świadczeń),
- dane identyfikacyjne potrzebne do obsługi kadrowo-płacowej, bez ujawniania pełnej diagnozy.
Czy świadectwo pracy pokazuje zwolnienia lekarskie?
Wiele osób spodziewa się, że skoro w świadectwie pracy pojawiają się różne okresy, to będą tam także wszystkie L4. W praktyce świadectwo pracy dotyczy przede wszystkim informacji o zatrudnieniu, rodzaju pracy i podstawowych danych potrzebnych nowemu pracodawcy do ustalenia uprawnień pracowniczych. W obiegu spotyka się też wątek „okresów nieskładkowych”, ale nie należy tego utożsamiać z ujawnieniem historii chorób czy listą zwolnień lekarskich z datami i powodami.
Jeżeli rekrutacja opiera się na żądaniu „procentu L4 z poprzednich firm”, to w typowym, legalnym obiegu dokumentów nie ma dokumentu, który dawałby nowemu pracodawcy pełną, wygodną tabelę absencji. Takie praktyki częściej wynikają z prób przerzucenia ryzyka biznesowego na kandydata niż z realnych uprawnień prawnych. Warto to odróżnić od sytuacji, gdy nowy pracodawca pyta o dyspozycyjność w sensie organizacyjnym, bez wchodzenia w dane o zdrowiu.
Czy pracodawca może pytać o liczbę dni L4 w formularzu rekrutacyjnym?
Pytanie o liczbę dni chorobowego w rekrutacji dotyka wprost informacji o zdrowiu, nawet jeśli jest ubrane w „neutralną” formę statystyki. To nadal są dane, które mogą prowadzić do wniosków o stanie zdrowia, a więc wchodzimy w obszar szczególnej kategorii danych. W rekrutacji pracodawca ma prawo zbierać dane wskazane w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy, czyli m.in. dane identyfikacyjne, kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje i przebieg zatrudnienia, ale nie historię absencji chorobowej.
W praktyce kandydat nie ma obowiązku odpowiadać na pytanie o L4, a presja „bo inaczej nie przejdziesz dalej” nie zmienia oceny prawnej. Jeżeli informacja nie jest niezbędna do oceny kwalifikacji na dane stanowisko, to jej zbieranie jest nadmiarowe. Dodatkowo pojawia się ryzyko nierównego traktowania, bo selekcja kandydatów na podstawie historii chorobowej może zahaczać o zakaz dyskryminacji z art. 18³a Kodeksu pracy.
Czy musisz odpowiedzieć?
Nie ma ogólnego obowiązku, aby kandydat ujawniał liczbę dni zwolnienia lekarskiego, a pracodawca nie powinien uzależniać zatrudnienia od przekazania takich danych. Zgoda na przetwarzanie danych w relacji rekrutacyjnej bywa problematyczna, bo trudno mówić o pełnej dobrowolności, gdy kandydat jest w sytuacji zależności i walczy o ofertę. Dlatego „zgoda w formularzu” nie zawsze rozwiązuje temat, szczególnie gdy pole jest wymagane.
Jeżeli firma oczekuje informacji o dyspozycyjności, może pytać o kwestie organizacyjne i dostępność do rozpoczęcia pracy, ale bez wchodzenia w historię chorób. Dla kandydata rozsądną taktyką bywa spokojna odmowa i oparcie się na przepisach, bez eskalowania konfliktu na etapie rozmowy. Jednocześnie dobrze zabezpieczyć dowody, gdy naruszenie jest ewidentne, bo to ułatwia późniejsze działania.
Co z polem obowiązkowym w systemie rekrutacyjnym?
Obowiązkowe pole na liczbę dni L4 jest problematyczne, bo w praktyce wymusza ujawnienie danych o zdrowiu. Taki mechanizm nie wygląda jak dobrowolne przekazanie informacji przez kandydata, tylko jak warunek dopuszczenia do rekrutacji. W kontekście RODO to uderza w rozumienie zgody jako dobrowolnej, świadomej i jednoznacznej, a dodatkowo stoi w sprzeczności z minimalizacją danych, jeśli informacja nie jest niezbędna do oceny kompetencji.
Warto też zauważyć, że nawet jeśli firma tłumaczy to „polityką absencji” i doświadczeniami z nadużyciami, nie tworzy to automatycznie podstawy prawnej do zbierania danych o zdrowiu kandydatów. Rekrutacja ma służyć ocenie kwalifikacji, a kwestie medycyny pracy pojawiają się w innym momencie zatrudnienia. W 2025 roku, przy dużej świadomości prawnej kandydatów, takie pola coraz częściej są też elementem ryzyka reputacyjnego dla pracodawcy.
Jeżeli system blokuje wysłanie aplikacji, sensowne są działania techniczne i dowodowe, które pokazują, z czym kandydat realnie się mierzy:
- wykonanie zrzutów ekranu z widocznym polem obowiązkowym i komunikatem walidacyjnym,
- zapisanie daty, nazwy stanowiska i nazwy podmiotu prowadzącego rekrutację,
- próba kontaktu z rekrutacją z prośbą o alternatywną drogę aplikowania bez podawania danych o zdrowiu,
- zachowanie korespondencji mailowej, jeśli firma odpowie, że „to warunek udziału w procesie”.
Gdzie zgłosić wymuszanie danych o L4 w rekrutacji?
Jeżeli dochodzi do wymuszania danych o zdrowiu w formularzu rekrutacyjnym, w 2025 roku najczęściej rozważa się dwa tory: ochronę danych osobowych oraz nierówne traktowanie w zatrudnieniu. W obszarze RODO naturalnym adresatem jest organ nadzorczy, czyli Prezes UODO, ponieważ mówimy o potencjalnym naruszeniu zasad przetwarzania danych, w tym minimalizacji i legalności. W obszarze dyskryminacji wchodzi w grę także ścieżka roszczeń pracowniczych, jeżeli kandydat poniósł szkodę lub został nierówno potraktowany.
W praktyce wiele osób pyta jeszcze o Państwową Inspekcję Pracy. PIP bywa pomocna, gdy chodzi o standardy rekrutacyjne i sygnały o dyskryminacyjnych praktykach, choć nie zastępuje postępowania w sprawie naruszeń RODO. Zgłoszenie do PIP może jednak uruchomić kontrolę i skłonić firmę do zmiany formularzy, zwłaszcza gdy problem dotyczy większej organizacji i powtarzalnego procesu naboru.
Skarga do Prezesa UODO
Skarga do organu ochrony danych jest oparta o art. 77 RODO i może być złożona pisemnie lub elektronicznie, w tym przez ePUAP. W skardze warto opisać, jakie dane były wymagane, na jakim etapie rekrutacji i dlaczego uznajesz je za nadmiarowe lub nielegalne. Im bardziej konkretny opis, tym łatwiej organowi ocenić sytuację, dlatego dowody w postaci zrzutów ekranu mają tu duże znaczenie.
W sprawach, gdzie pole jest „obowiązkowe”, argumentacja zwykle opiera się na tym, że zgoda nie jest dobrowolna, bo bez jej udzielenia kandydat nie może w ogóle aplikować. Dodatkowo wskazuje się, że dane o L4 są danymi o zdrowiu, a więc wchodzą pod art. 9 ust. 1 RODO. W zależności od ustaleń organ może prowadzić postępowanie administracyjne i zobowiązać administratora danych do zmiany praktyk.
PIP i roszczenia z Kodeksu pracy
Jeżeli praktyka rekrutacyjna prowadzi do selekcji kandydatów ze względu na stan zdrowia, pojawia się ryzyko naruszenia zakazu dyskryminacji z art. 18³a Kodeksu pracy. W skrajnych przypadkach kandydat może rozważyć dochodzenie roszczeń na drodze sądowej, a wątek odszkodowania jest wiązany z art. 183d Kodeksu pracy, gdzie mowa o minimalnym progu. To nie jest ścieżka dla każdego, bo wymaga dobrej dokumentacji i oceny ryzyk, ale warto wiedzieć, że istnieje.
Państwowa Inspekcja Pracy może być miejscem zgłoszenia praktyk, które wyglądają na systemowe i powtarzalne, zwłaszcza gdy dotyczą większej grupy kandydatów. Inspektor może w toku działań kontrolnych zająć się praktykami naruszającymi zasady równego traktowania. Dla wielu osób to również komfortowa opcja, bo nie wymaga od razu angażowania sądu, a jednocześnie pozwala uruchomić zewnętrzną weryfikację.
Jak legalnie weryfikuje się kandydata bez pytania o L4?
Firmy mają prawo dbać o ciągłość pracy i ograniczać ryzyka organizacyjne, ale nie oznacza to dowolności w zbieraniu informacji. Legalna weryfikacja opiera się przede wszystkim na sprawdzeniu tego, co dotyczy kwalifikacji, doświadczenia i dopasowania do roli. W 2025 roku standardem są rozmowy kompetencyjne, zadania rekrutacyjne i porównywanie wymagań stanowiska z potwierdzonymi dokumentami. To daje realną ocenę kandydata bez wchodzenia w dane wrażliwe.
Pracodawca może analizować CV, list motywacyjny, portfolio, a także poprosić o dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje, o ile ma to związek z pracą. Może też sprawdzać publiczne profile zawodowe, jeśli są stricte zawodowe, ale powinien unikać wchodzenia w prywatne media społecznościowe. Kontaktowanie się z byłymi pracodawcami bez zgody kandydata jest oceniane jako niedopuszczalne, bo dotyka prywatności i ochrony danych.
Najczęściej spotykane, akceptowalne elementy weryfikacji kandydata obejmują:
- analizę dokumentów aplikacyjnych pod kątem wymagań stanowiska i spójności przebiegu zatrudnienia,
- prośbę o przedstawienie dyplomów, certyfikatów i świadectw pracy, gdy są potrzebne do oceny kompetencji,
- rozmowę kwalifikacyjną opartą o przykłady sytuacyjne i omówienie realnych zadań z poprzednich ról,
- testy kompetencyjne lub próbki pracy, jeżeli są proporcjonalne do stanowiska i jasno opisane kandydatowi.
Czy lekarz widzi poprzednie L4, a pracodawca nie?
To pytanie często pada, bo intuicyjnie wydaje się niespójne. Różnica wynika z roli i uprawnień: lekarz wystawiający zwolnienie działa w systemie ochrony zdrowia i ma dostęp do dokumentacji medycznej potrzebnej do oceny stanu pacjenta. Dlatego może widzieć terminy poprzednich zwolnień, także wystawionych przez innych lekarzy, bo to pomaga w podejmowaniu decyzji medycznych i formalnych. Pracodawca nie ma takiej roli, więc nie ma też takiego dostępu.
W relacji pracownik–pracodawca chodzi o to, aby pracodawca dostał tylko tyle informacji, ile jest potrzebne do organizacji pracy i rozliczeń. Dzięki temu minimalizuje się ryzyko stygmatyzacji, plotek w miejscu pracy i nieuprawnionego profilowania. To również powód, dla którego w praktyce pracodawca może zobaczyć pewne oznaczenia na zwolnieniu, ale nie ma „pełnego obrazu” medycznego.
Pracodawca ma rozliczyć nieobecność, a nie analizować diagnozę; dlatego zakres danych widocznych na L4 jest celowo ograniczony.
Zmiana pracy w trakcie L4 i badania medycyny pracy
Zmiana pracodawcy w trakcie zwolnienia lekarskiego rodzi dodatkowe kwestie formalne, niezwiązane z „wglądem w historię L4”, ale bardzo istotne organizacyjnie. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego z medycyny pracy, co wynika z art. 229 Kodeksu pracy. W praktyce oznacza to obowiązek badań wstępnych przed rozpoczęciem pracy, chyba że spełnione są ustawowe warunki zwolnienia z tego obowiązku. To temat często pomijany, a potrafi zablokować start pracy bardziej niż sama rekrutacja.
Ważne jest, że skierowanie na badania wstępne może zostać wystawione jeszcze w trakcie trwania zwolnienia, co pomaga poukładać terminy. Samo badanie zwykle powinno być wykonane po zakończeniu L4, bo lekarz medycyny pracy ocenia zdolność do podjęcia pracy, a w trakcie formalnej niezdolności do pracy pojawiają się wątpliwości co do aktualności takiego orzeczenia. Z perspektywy kandydata oznacza to, że warto wcześniej omówić z nowym pracodawcą realną datę startu i logistykę badań.
Kiedy można uniknąć badań wstępnych?
Przepisy przewidują wyjątki od badań wstępnych, m.in. gdy osoba jest przyjmowana na to samo stanowisko lub o takich samych warunkach pracy w krótkim czasie po zakończeniu poprzedniej umowy, a także w określonych przypadkach przejścia do innego pracodawcy w ciągu 30 dni. Warunkiem jest przedstawienie aktualnego orzeczenia i zgodność warunków pracy opisanych w skierowaniu z nowymi warunkami. To jednak wymaga realnej analizy stanowiska, a nie automatycznego „przeniesienia papieru”.
Jednocześnie wyjątki nie obejmują wszystkich rodzajów prac, a szczególnie ostrożnie traktuje się prace szczególnie niebezpieczne. Dlatego kandydat nie powinien zakładać, że „jak ma orzeczenie, to wystarczy”, bo czasem nowe stanowisko różni się czynnikami ryzyka, nawet jeśli nazwa brzmi podobnie. Z perspektywy rekrutacji jest to temat czysto formalny, ale w praktyce decyduje o tym, czy można legalnie rozpocząć pracę w ustalonym dniu.
Jak chronić swoje dane, gdy e-ZLA trafi do byłego pracodawcy?
Choć nowy pracodawca nie powinien widzieć Twoich dawnych zwolnień, zdarza się sytuacja odwrotna: zwolnienie trafia do byłego pracodawcy przez nieaktualną listę płatników w systemie. To nie jest problem rekrutacyjny, tylko błąd obiegu informacji, który może naruszać prywatność. Da się temu zapobiec, ale wymaga to krótkiej rozmowy z lekarzem w trakcie wystawiania e-ZLA. Dla wielu osób to drobiazg, a realnie chroni wrażliwe dane.
Jeżeli do takiej pomyłki dojdzie, były pracodawca często sygnalizuje sprawę do ZUS, a lekarz może zostać poproszony o anulowanie i wystawienie korekty zwolnienia już do właściwych płatników. Z punktu widzenia pracownika ważne jest, aby reagować szybko i nie bagatelizować sytuacji, bo krążenie informacji o niezdolności do pracy poza aktualnym zatrudnieniem jest zwyczajnie niepożądane. W 2025 roku świadomość tego mechanizmu jest coraz większa, ale nadal wiele osób dowiaduje się o nim dopiero po fakcie.
Co warto zapamietać?:
- Nowy pracodawca nie ma legalnego dostępu do historii zwolnień lekarskich (L4) z poprzednich miejsc pracy, ponieważ są to dane o zdrowiu chronione przez RODO.
- Pracodawca widzi e-ZLA tylko wtedy, gdy jest aktualnym płatnikiem składek, a zwolnienie dotyczy okresu zatrudnienia u niego.
- W formularzach rekrutacyjnych nie można pytać o liczbę dni L4, ponieważ to narusza zasady ochrony danych osobowych i może prowadzić do dyskryminacji.
- W przypadku wymuszania danych o L4, kandydaci mogą zgłaszać naruszenia do Prezesa UODO lub Państwowej Inspekcji Pracy.
- Zmiana pracy w trakcie L4 wymaga aktualnego orzeczenia lekarskiego z medycyny pracy, co może wpłynąć na datę rozpoczęcia nowego zatrudnienia.
