Pracownik nie wypracował normy czasu pracy – co to oznacza?

Niewypracowanie normy czasu pracy bywa mylone z „niedopracowaniem z winy pracownika”, a to dwie różne sytuacje. W 2026 roku, przy coraz częstszych elastycznych grafikach i dłuższych okresach rozliczeniowych, temat wraca w firmach regularnie. Warto od razu rozdzielić pojęcia i sprawdzić, kto realnie odpowiada za powstały niedomiar godzin.

Co oznacza niewypracowanie normy czasu pracy?

W praktyce firmowej najczęściej chodzi o sytuację, w której po zamknięciu danego miesiąca albo całego okresu rozliczeniowego okazuje się, że pracownik ma mniej godzin przepracowanych, niż wynika z jego obowiązującego wymiaru. Taki „niedomiar” może wynikać z wielu powodów, ale prawne znaczenie ma przede wszystkim to, czy pracownik mógł pracę świadczyć i czy pozostawał do dyspozycji pracodawcy. Jeśli pracownik realizował grafik, stawiał się do pracy i nie uchylał się od obowiązków, to zwykle nie ma podstaw, aby przypisywać mu odpowiedzialność za brak godzin.

Warto podkreślić różnicę między pojęciami, które w rozmowach kadrowych często się mieszają. Wymiar czasu pracy to liczba godzin do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym, wyliczana według reguł kodeksowych. Norma czasu pracy jest natomiast ustawową granicą, która wyznacza maksymalny dopuszczalny czas pozostawania do dyspozycji pracodawcy w ujęciu dobowym i tygodniowym, a jej przekroczenie może oznaczać pracę nadliczbową albo naruszenie przepisów o odpoczynku.

W kontekście niewypracowania godzin istotne jest też, że pracownik ma nie tylko obowiązek pracy, lecz również prawo do pracy w prawidłowo ustalonym wymiarze. W orzecznictwie podkreślano, że po nawiązaniu stosunku pracy pracodawca ma obowiązek zatrudniać pracownika, także w sensie organizacyjnym, czyli zapewniać mu realną możliwość świadczenia pracy w ustalonych ramach. To podejście szczególnie mocno widać przy rozliczeniach osób wynagradzanych godzinowo, bo tam każda „brakująca” godzina natychmiast przekłada się na pieniądze.

Jeżeli pracownik był gotów do wykonywania pracy, a przeszkoda leżała po stronie pracodawcy, niewypracowane godziny nie powinny obciążać pracownika ani finansowo, ani organizacyjnie.

Jak ustala się wymiar czasu pracy?

Ustalanie wymiaru czasu pracy nie jest uznaniowe i nie polega na „przyjęciu, że zwykle jest 160 godzin”. W 2026 roku, gdy firmy często stosują okres rozliczeniowy dłuższy niż miesiąc, a grafiki bywają nierównomierne, poprawne wyliczenie wymiaru jest fundamentem późniejszego rozliczenia wynagrodzeń i ewentualnego wynagrodzenia przestojowego. Błąd na tym etapie potrafi wywołać kaskadę problemów: od zaniżenia pensji po spór o to, czy pracownik „musi odrobić” godziny.

Zasady liczenia wymiaru wynikają wprost z przepisów kodeksowych. W skrócie, przyjmuje się tygodnie w okresie rozliczeniowym oraz dni „wystające” od poniedziałku do piątku, a później koryguje rezultat o święta przypadające w inne dni niż niedziela. W konsekwencji dwa miesiące o podobnej liczbie dni mogą mieć różną liczbę godzin do przepracowania, co jest normalne i nie powinno być „wyrównywane na siłę” w obrębie jednego miesiąca, jeśli rozliczenie jest dłuższe.

Trzeba też pamiętać, że wymiar obniża się o godziny usprawiedliwionej nieobecności, ale tylko te, które przypadały do przepracowania zgodnie z rozkładem. To oznacza, że znaczenie ma nie tylko sam fakt nieobecności, lecz także to, jak był ułożony harmonogram na dany czas. W firmach, gdzie grafiki są dynamiczne, to właśnie harmonogram jest dokumentem, który zwykle rozstrzyga, czy pracownik miał w danym dniu pracować.

Podstawowe zasady ustalania wymiaru czasu pracy

Najczęściej stosowany mechanizm jest opisany w art. 130 Kodeksu pracy. Wymiar w okresie rozliczeniowym wylicza się jako sumę: 40 godzin razy liczba pełnych tygodni w okresie oraz 8 godzin razy liczba pozostałych dni od poniedziałku do piątku, a następnie odejmuje się po 8 godzin za każde święto wypadające w innym dniu niż niedziela. To podejście jest proste, ale wymaga uważności przy nietypowych okresach rozliczeniowych, np. czteromiesięcznych, gdzie łatwo przeoczyć, że „na koniec” zostaje kilka dni, które zmieniają wynik.

W przypadku pracowników niepełnoetatowych zasada jest proporcjonalna, ale w praktyce wymaga konsekwencji w zaokrągleniach i w planowaniu grafiku. Najpierw liczy się wymiar jak dla pełnego etatu, a dopiero potem mnoży przez ułamek etatu. Jeśli więc w danym okresie pełny etat ma do przepracowania określoną liczbę godzin, to wymiar czasu pracy niepełnoetatowca jest pochodną tej wartości, a nie „stałą liczbą godzin” wpisywaną z przyzwyczajenia.

Ważny wątek dotyczy sytuacji, gdy stosunek pracy kończy się w trakcie okresu rozliczeniowego. Wtedy nie wystarczy spojrzeć na nominal dla całego okresu, bo pracownik nie jest już zatrudniony do jego końca. W praktyce należy ustalić wymiar dla „skróconego” okresu, czyli od początku okresu rozliczeniowego do dnia rozwiązania umowy, i dopiero z tym porównać liczbę godzin faktycznie przepracowanych. To właśnie w takich przypadkach często pojawia się pytanie, czy za brakujące godziny należy się wynagrodzenie przestojowe.

Obowiązki pracodawcy w zakresie organizacji pracy

Po stronie pracodawcy leży nie tylko wypłata wynagrodzenia, ale też taka organizacja pracy, by czas pracy był sensownie zaplanowany. Przepis o obowiązku organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy jest w praktyce bardzo konkretny: jeżeli firma układa harmonogram tak, że część osób ma zaplanowane mniej godzin niż wynika z wymiaru, to problem nie powstaje „po stronie pracownika”. W szczególności dotyczy to sytuacji, w których pracownik pracuje zgodnie z grafikiem, a mimo to po zsumowaniu godzin brakuje do nominału.

W firmach o stałym rozkładzie (np. praca 8.00–16.00, ale zmienne dni tygodnia) łatwo o błąd, który ujawnia się dopiero po przeliczeniu całego okresu rozliczeniowego. Gdy okazuje się, że zamiast planowanych np. 680 godzin w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym, grafik daje 672 godziny, to nie jest „wina pracowników”, tylko efekt przyjętego schematu. I właśnie wtedy najczęściej pojawia się pokusa, aby kazać ludziom przyjść „w dodatkowy dzień”, choć wcześniej harmonogram tego nie przewidywał.

Jeżeli pracodawca chce uzupełnić niedomiar, powinien działać w ramach przepisów o planowaniu czasu pracy, odpoczynkach dobowych i tygodniowych oraz zasadzie przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W praktyce bywa to możliwe przez zmianę harmonogramu i wyznaczenie dodatkowego dnia pracy w tym samym okresie rozliczeniowym, ale musi to być zrobione tak, aby nie tworzyć „ukrytych nadgodzin” i nie naruszać odpoczynków. Sam fakt, że „brakuje godzin”, nie daje jeszcze automatycznego prawa do dowolnego przesuwania pracy.

Żeby nie sprowadzać tematu do sporów, w 2026 roku coraz więcej organizacji wprowadza procedury weryfikacji grafików jeszcze przed publikacją. W praktyce działają one najlepiej wtedy, gdy obejmują nie tylko kontrolę sumy godzin, ale też kontrolę świąt, dni wolnych wynikających z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy oraz zgodność z przyjętym okresem rozliczeniowym. W takiej procedurze najczęściej sprawdza się między innymi:

• Zgodność sumy godzin w grafiku z wyliczeniem według art. 130 k.p..
• Ujęcie świąt obniżających wymiar o 8 godzin, jeśli wypadają w inny dzień niż niedziela.
• Zapewnienie odpoczynku dobowego i tygodniowego w całym okresie rozliczeniowym.
• Brak planowania pracy „na zapas” w sposób, który generuje pracę nadliczbową bez realnej potrzeby.
• Spójność grafiku z wymiarem etatu, zwłaszcza przy niepełnym etacie.

Jakie są konsekwencje niewypracowania normy czasu pracy?

Konsekwencje zależą od przyczyny, a to rozróżnienie ma znaczenie zarówno dla wynagrodzenia, jak i dla ewentualnych działań porządkowych. Jeżeli pracownik nie wypracował godzin, bo nie stawiał się do pracy, spóźniał się albo samowolnie opuszczał stanowisko, sytuacja wygląda inaczej niż wtedy, gdy przychodził zgodnie z grafikiem, ale pracy nie było lub grafik był ułożony wadliwie. Prawo pracy nie działa tu „automatycznie” według jednej formuły, bo inaczej ocenia się zawinione niedopracowanie, a inaczej przeszkodę po stronie pracodawcy.

W wielu firmach punkt zapalny dotyczy potrącenia wynagrodzenia. Potrącenie za brak godzin bywa dopuszczalne tylko wtedy, gdy niedopracowanie wynika wprost z winy pracownika, a nie z harmonogramu czy organizacji pracy. Jeżeli pracodawca sam zaplanował zbyt mało godzin albo nie zapewnił pracy mimo gotowości pracownika, to ryzyko finansowe prowadzenia działalności obciąża pracodawcę, a nie zatrudnionego.

W praktyce częstym błędem jest też „uzupełnianie braków” urlopem wypoczynkowym bez realnego udzielenia urlopu i bez uzgodnienia terminu z pracownikiem. Samo to, że w grafiku powstały „puste dni”, nie oznacza jeszcze, że można je jednostronnie zamienić na urlop, zwłaszcza jeśli pracownik w tych dniach nie korzystał z wypoczynku i pozostawał w gotowości do pracy. Takie działania potrafią generować nie tylko roszczenia płacowe, ale też spór o prawidłowość ewidencji czasu pracy.

Prawo do wynagrodzenia przestojowego

Jeżeli niewypracowanie godzin wynika z przyczyn dotyczących pracodawcy, wchodzi w grę wynagrodzenie przestojowe z art. 81 k.p.. Warunkiem jest gotowość pracownika do wykonywania pracy oraz przeszkoda leżąca po stronie pracodawcy, ewentualnie przestój niezawiniony przez pracownika. To ważne, bo w praktyce oznacza, że pracownik nie musi „udowadniać”, że pracował, tylko że był gotów pracować, a nie mógł z powodów od siebie niezależnych.

Wysokość wynagrodzenia przestojowego co do zasady odpowiada wynagrodzeniu wynikającemu z osobistego zaszeregowania, gdy jest ono określone stawką godzinową lub miesięczną. Jeżeli taki składnik nie został wyodrębniony, stosuje się poziom 60% wynagrodzenia. Jednocześnie przepisy chronią dół wynagrodzeń, bo w każdym przypadku świadczenie nie może spaść poniżej ustawowego minimum, o ile pracownik ma do niego prawo w danym stanie faktycznym.

W praktyce warto odróżnić sytuację pracownika ze stałą miesięczną pensją od osoby rozliczanej godzinowo. Przy stałej stawce miesięcznej wynagrodzenie jest zryczałtowane i zwykle nie zależy od tego, czy dany miesiąc ma „więcej” czy „mniej” godzin roboczych, o ile pracownik pozostaje w zatrudnieniu i pracuje zgodnie z grafikiem. Przy stawce godzinowej niedomiar wynikający z błędów organizacyjnych częściej przekłada się na konieczność dopłaty, bo w przeciwnym razie pracownik realnie traciłby pieniądze mimo braku winy.

Obowiązki pracodawcy w przypadku błędnej organizacji pracy

Błędna organizacja pracy to nie tylko brak zleceń czy przestój na produkcji, ale również wadliwie ułożony harmonogram, który nie „domyka” wymiaru w okresie rozliczeniowym. Jeżeli pracodawca tworzy grafik, w którym z góry planuje mniej godzin, niż wynika z wymiaru, to trudno później przerzucać odpowiedzialność na pracownika, który ten grafik po prostu realizował. W takim układzie niewypracowane godziny są skutkiem decyzji organizacyjnej, a nie zachowania pracownika.

Warto też pamiętać o sytuacjach granicznych, kiedy stosunek pracy kończy się w trakcie okresu rozliczeniowego. Wtedy pracodawca powinien ponownie przeliczyć wymiar dla okresu „od początku do dnia zakończenia zatrudnienia” i dopiero z tym porównać przepracowane godziny. Jeżeli w tak skróconym rozliczeniu wyjdzie niedomiar, a pracownik realizował rozkład i był gotów do pracy, stanowiska organów i praktyka rozliczeń wskazują na konieczność rozważenia wypłaty świadczeń jak za przestój, zamiast przyjmowania automatycznego założenia, że „skoro nie ma godzin, to nie ma pieniędzy”.

Pracodawca ma też obowiązek prowadzić rozliczenia w sposób, który nie tworzy fikcji ewidencyjnej, na przykład przez dopisywanie urlopu wypoczynkowego tam, gdzie go faktycznie nie było. Jeżeli termin urlopu nie został indywidualnie ustalony, a pracownik nie wypoczywał, to takie „uzupełnienie” papierowe bywa kwestionowane, bo urlop jest uprawnieniem i wymaga realnego udzielenia. Z punktu widzenia pracownika skutki są konkretne: traci dni urlopu, a jednocześnie problem niedomiaru godzin i tak może wrócić przy kontroli ewidencji albo sporze o wynagrodzenie.

Pracodawca ponosi ryzyko finansowe działalności, dlatego błędy w grafiku i brak zapewnienia pracy przy gotowości pracownika mogą oznaczać obowiązek wypłaty świadczeń za czas niewykonywania pracy.

Jakie są prawa pracownika w przypadku niewypracowania normy?

Gdy pojawia się informacja, że „nie ma normy”, pierwszym krokiem powinno być ustalenie, czy mówimy o realnym braku pracy z winy pracownika, czy o sytuacji, w której zatrudniony wykonywał obowiązki zgodnie z grafikiem, a mimo to w rozliczeniu wyszedł niedomiar. To rozróżnienie nie jest akademickie. Od niego zależy, czy pracodawca może w ogóle rozważać obniżenie wynagrodzenia, czy raczej powinien wypłacić świadczenia za czas niewykonywania pracy.

W 2026 roku, przy popularnych dłuższych okresach rozliczeniowych, pracownicy często widzą „brakujące godziny” w jednym miesiącu i słyszą, że muszą je odrobić natychmiast. Tymczasem samo porównanie miesięczne bywa mylące, bo rozliczenie może dotyczyć całego kwartału albo czterech miesięcy. W praktyce pracownik ma prawo oczekiwać, że ocena niedomiaru zostanie dokonana na koniec właściwego okresu rozliczeniowego, a nie na podstawie wycinka, który akurat wygląda niekorzystnie.

Istotne jest też to, że pracownik ma prawo do rzetelnej ewidencji czasu pracy. Jeżeli w ewidencji pojawiają się wpisy, które nie odpowiadają rzeczywistości, na przykład „urlop” w dniu, w którym urlop nie był uzgodniony i nie został faktycznie wykorzystany, to problem przestaje dotyczyć tylko rozliczenia godzin. Wchodzi w obszar prawidłowości dokumentacji pracowniczej, a ta w razie sporu jest jednym z głównych dowodów.

Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy

Jeżeli pracownik był gotów do pracy, a przeszkoda wynikała z przyczyn dotyczących pracodawcy, pojawia się prawo do świadczenia określanego jako wynagrodzenie przestojowe. Wynika ono z art. 81 k.p. i w praktyce chroni pracownika przed sytuacją, w której traci pieniądze tylko dlatego, że pracodawca nie zapewnił pracy albo wadliwie ułożył harmonogram. W takim układzie pracownik nie jest „winny” temu, że nie ma godzin, bo pozostawał do dyspozycji i nie uchylał się od obowiązków.

Wysokość tego świadczenia jest powiązana z wynagrodzeniem wynikającym z osobistego zaszeregowania. Gdy w umowie lub regulacjach płacowych wyodrębniono stawkę godzinową albo miesięczną, to ona stanowi punkt wyjścia do rozliczenia. Jeżeli nie ma takiego wyodrębnienia, przepisy przewidują poziom 60% wynagrodzenia, z zastrzeżeniem, że w wielu przypadkach nie można zejść poniżej ustawowego minimum obowiązującego w danym stanie faktycznym.

W praktyce kadrowej wciąż wraca pytanie, czy przy stałej pensji miesięcznej w ogóle „widać” przestój. Często nie widać go wprost, bo wynagrodzenie miesięczne ma charakter zryczałtowany i pracownik otrzymuje pełną kwotę za miesiąc, w którym pozostaje w zatrudnieniu i realizuje grafik. Inaczej jest przy stawce godzinowej, gdzie każda godzina mniej oznacza niższą wypłatę, więc mechanizm z art. 81 k.p. bywa realnym wyrównaniem, a nie tylko pojęciem z przepisów.

Wynagrodzenie przestojowe przysługuje, gdy pracownik był gotów do pracy, ale nie mógł jej wykonywać z przyczyn dotyczących pracodawcy albo z powodu niezawinionego przestoju.

Jeżeli pracodawca sugeruje obniżenie pensji „bo nie ma godzin”, pracownik ma prawo oczekiwać wskazania podstawy: czy chodzi o nieusprawiedliwioną nieobecność, czy o sytuację zawinioną, czy o inne zdarzenie, które rzeczywiście uzasadnia pomniejszenie wypłaty. Sam niedomiar w nominale, wynikający z grafiku, nie jest automatycznym powodem do potrąceń. Wprost przeciwnie, w praktyce przyjmuje się, że potrącenie jest dopuszczalne dopiero wtedy, gdy niedopracowanie wynika z winy pracownika, a nie z organizacji pracy.

Możliwość odpracowania brakujących godzin

Odpracowanie brakujących godzin bywa rozwiązaniem, ale nie może polegać na dowolnym „doklejaniu” dnia pracy, gdy tylko wyjdzie niedomiar. Najpierw trzeba ustalić, czy w ogóle istnieje realny niedobór w ujęciu całego okresu rozliczeniowego, a nie tylko w jednym miesiącu. Dopiero potem można analizować, czy da się zmienić harmonogram tak, aby pracownik przepracował liczbę godzin odpowiadającą jego wymiarowi etatu, bez naruszania odpoczynków i zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

W praktyce pracodawca może polecić przyjście w innym dniu niż standardowo, jeżeli mieści się to w prawidłowo wprowadzonych zmianach harmonogramu i nie prowadzi do obejścia przepisów o czasie pracy. Liczba godzin do przepracowania powinna odpowiadać powstałemu niedomiarowi, a nie być „na zapas”. Równie ważne jest to, że takie uzupełnianie powinno odbywać się w tym samym okresie rozliczeniowym, bo przenoszenie „długu godzinowego” na kolejny okres bywa źródłem sporów i może zaburzać prawidłowe rozliczenie.

Wątpliwości rosną, gdy pracodawca chce „załatwić sprawę” urlopem wypoczynkowym, wpisanym bez uzgodnienia i bez faktycznego wykorzystania. Pracownik ma prawo odmówić uznania takiego wpisu za prawidłowy, bo urlop nie jest narzędziem do korygowania błędów grafiku. Dodatkowo w razie sporu to pracodawca musi wykazać, że urlop został udzielony w konkretnym terminie, a nie jedynie dopisany, aby w ewidencji „zgadzały się” godziny.

Jeżeli pracownik chce uporządkować rozmowę o odpracowaniu, w praktyce pomagają konkretne pytania, które zmuszają do sprawdzenia dokumentów i wyliczeń:

• Jaki jest wymiar czasu pracy w bieżącym okresie rozliczeniowym wyliczony według art. 130 k.p..
• Na ile godzin opiewa zatwierdzony harmonogram w całym okresie, a nie tylko w jednym miesiącu.
• Czy niedomiar wynika z grafiku, czy z nieobecności, i czy ta nieobecność była usprawiedliwiona.
• Czy zmiana grafiku nie naruszy odpoczynku dobowego i tygodniowego oraz zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.
• Czy pracodawca planuje rozliczyć brak jako wynagrodzenie przestojowe, jeżeli przeszkoda leżała po jego stronie.

W firmach, gdzie rozkład pracy jest stały, a mimo to w dłuższym okresie rozliczeniowym wychodzi różnica, problem zwykle nie tkwi w tym, że pracownik „nie chciał pracować”. Najczęściej to matematyka kalendarza, świąt i przyjętego schematu dni roboczych ujawnia błąd planistyczny. Wtedy odpracowanie może być dopuszczalne jako korekta harmonogramu, ale nie powinno być przedstawiane jako kara ani jako obowiązek wynikający z rzekomej winy pracownika.

Jakie są wyjątki od ogólnych zasad?

Nie każdy system czasu pracy da się rozliczyć identycznie, nawet jeśli w firmie wszyscy mówią o „normie” i „brakujących godzinach” tymi samymi słowami. Wyjątki wynikają albo z przepisów szczególnych, albo ze specyfiki organizacji pracy, która zmienia sposób liczenia wymiaru i planowania harmonogramów. W praktyce najwięcej trudności pojawia się tam, gdzie praca jest nierównomierna, a dobowy wymiar może się wydłużać, albo tam, gdzie występują szczególne zasady dotyczące dyżurów.

Warto też pamiętać, że samo pojęcie „normalnych godzin” w regulacjach branżowych bywa rozumiane jako praca wynikająca z harmonogramu, a nie jako możliwość późniejszego „przekwalifikowania” czasu zleconego jako dyżur na zwykły czas pracy. To rozróżnienie bywa istotne zwłaszcza w podmiotach leczniczych, gdzie dyżury mają odrębny charakter i nie powinny służyć do łatania błędów w planowaniu etatu.

Pracownicy zatrudnieni w ruchu ciągłym

W przypadku pracy w ruchu ciągłym stosuje się rozwiązania odmienne od standardowego liczenia wymiaru, bo organizacja pracy ma zapewniać nieprzerwane funkcjonowanie procesu. Wprost wskazuje się, że pewne odstępstwa w ustalaniu wymiaru wprowadza art. 138 k.p.. To oznacza, że planowanie i rozliczanie godzin może wyglądać inaczej niż w typowym systemie od poniedziałku do piątku.

W praktyce ruch ciągły wymaga większej dyscypliny w układaniu harmonogramów, bo łatwo jednocześnie naruszyć odpoczynki i „zgubić” godziny w nominale, zwłaszcza gdy grafiki są złożone i obejmują zmiany nocne. Pracownik nadal ma prawo do prawidłowego rozliczenia czasu pracy i do tego, aby nie ponosić kosztów błędów organizacyjnych. Różnica polega na tym, że samo wyliczenie wymiaru i rozkładu czasu pracy musi uwzględniać zasady właściwe dla tej organizacji pracy.

Jeżeli w ruchu ciągłym pojawia się niedomiar godzin, w pierwszej kolejności trzeba sprawdzić, czy wynika on z przyjętego systemu i prawidłowo policzonego wymiaru, czy z błędu w harmonogramie. Dopiero potem można rozważać działania korygujące, które nie będą generować pracy nadliczbowej „technicznie”, ani nie doprowadzą do sytuacji, w której pracownik zostaje obciążony konsekwencjami planowania. W tym obszarze szczególnie ważne jest, aby ewidencja czasu pracy była spójna z grafikiem i faktycznym wykonywaniem zadań.

Specjalne sytuacje, takie jak pandemia

W okresach nadzwyczajnych, gdy spada produkcja albo pojawiają się ograniczenia organizacyjne, firmy często próbują dostosować koszty pracy do mniejszej liczby zleceń. Jeżeli jednak nie wprowadzono rozwiązań przewidzianych w przepisach szczególnych, to nadal obowiązują reguły kodeksowe, a wśród nich zasada, że przy gotowości do pracy i przeszkodzie po stronie pracodawcy pojawia się wynagrodzenie przestojowe. Sam fakt, że „jest mniej pracy”, nie zmienia automatycznie treści umowy o pracę ani ustalonej stawki zaszeregowania.

W praktyce spory najczęściej dotyczą wynagrodzenia osób, które mają w umowie stałą miesięczną kwotę wyższą niż minimalna, a mimo to dostają wypłatę obniżoną do minimum, bo „nie było godzin”. Jeśli pracodawca nie zastosował przewidzianych prawem mechanizmów pozwalających na czasowe obniżenie wynagrodzeń, a pracownik pozostawał w gotowości do pracy, to takie zaniżanie wypłaty bywa nie do obrony. W takim układzie punktem odniesienia jest stawka z umowy, a nie minimalne wynagrodzenie potraktowane jako wygodny sufit i jednocześnie podłoga.

Osobnym zagadnieniem, które wraca w podmiotach medycznych, jest próba zaliczania dyżurów do „normalnego czasu pracy” po to, aby domknąć wymiar w miesiącu, w którym grafik okazał się zbyt krótki. W podejściu prawnym akcentuje się, że praca jest albo wykonywana zgodnie z harmonogramem, albo jest dyżurem, który zleca się jako odrębny rodzaj obowiązku. W efekcie dyżur nie powinien być po fakcie przekształcany w zwykłe godziny tylko po to, aby skorygować niedomiar wynikający z planowania.

W praktyce przyjmuje się, że dyżur zlecony poza harmonogramem nie powinien być rozliczany „po fakcie” jako zwykły czas pracy wyłącznie w celu uzupełnienia wymiaru.

W realiach 2026 roku szczególnie ważne jest, aby w sytuacjach nadzwyczajnych pracodawca rozdzielał dwa porządki: organizację pracy oraz rozliczenie wynagrodzeń. Można mieć mniej zadań, ale to nie oznacza dowolności w obniżaniu stawek lub w przerzucaniu ryzyka na pracowników. Jeżeli firma chce zmieniać warunki płacowe albo zasady świadczenia pracy, musi robić to w ramach przewidzianych prawem rozwiązań, a nie poprzez skróty w ewidencji, grafiku czy wypłacie.

Co warto zapamietać?:

• Niewypracowanie normy czasu pracy nie jest winą pracownika, jeśli był gotów do pracy, a przyczyny leżały po stronie pracodawcy.
• Wymiar czasu pracy ustala się na podstawie przepisów kodeksowych, uwzględniając pełne tygodnie, dni robocze oraz święta.
• Pracodawca ma obowiązek organizacji pracy tak, aby zapewnić pracownikom możliwość realizacji wymaganego wymiaru godzin.
• Wynagrodzenie przestojowe przysługuje pracownikowi, jeśli niewypracowanie godzin wynika z przyczyn leżących po stronie pracodawcy.
• Błędna organizacja pracy, w tym wadliwy harmonogram, może skutkować obowiązkiem pracodawcy do wypłaty wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy.