Czy pracodawca dostaje pieniądze za zatrudnienie bezrobotnego?

Zatrudnienie osoby bezrobotnej zarejestrowanej w urzędzie pracy może oznaczać dla pracodawcy realne pieniądze, ale nie w formie „premii za podpisanie umowy”. W 2025 roku najczęściej spotkasz się z mechanizmem refundacji kosztów i dofinansowań wypłacanych na podstawie umowy z urzędem. To rozwiązania obwarowane warunkami, terminami i obowiązkiem utrzymania zatrudnienia.

Czy pracodawca dostaje pieniądze za zatrudnienie bezrobotnego?

Tak, pracodawca może otrzymać środki, jeżeli zatrudnia osobę zarejestrowaną jako bezrobotna w Powiatowym Urzędzie Pracy (PUP) i korzysta z jednej z dostępnych form wsparcia. Najczęściej są to refundacje wynagrodzeń i składek ZUS, dofinansowania wynagrodzeń dla grup wiekowych 50+ oraz środki na stworzenie lub doposażenie stanowiska pracy. W praktyce pieniądze nie pojawiają się „automatycznie”, bo wymagają wniosku, rozpatrzenia i podpisania umowy. W wielu programach urząd wypłaca środki dopiero po wykazaniu, że koszty zostały poniesione zgodnie z zasadami.

Warto podkreślić, że w systemie publicznym wsparcie jest kierowane do pracodawców, ale przyznaje je formalnie starosta, a operacyjnie realizuje je powiatowy urząd pracy. Źródłem finansowania bywa Fundusz Pracy, środki z budżetu państwa, a w części programów również fundusze europejskie, w tym Europejski Fundusz Społeczny. Z perspektywy firmy liczy się jednak głównie to, jakie koszty można odzyskać i jak długo trzeba utrzymać zatrudnienie. Różnice między powiatami są normalne, bo lokalne PUP ustalają szczegółowe warunki naborów, terminy i limity.

Największe zainteresowanie budzą instrumenty, które obniżają koszt wejścia w zatrudnienie nowej osoby. Dla małych firm bywa to moment przełomowy, bo pozwala bezpieczniej sfinansować pierwsze miesiące pracy i wdrożenie. Jednocześnie trzeba liczyć się z kontrolą dokumentów i koniecznością trzymania się programu, który sam pracodawca deklaruje we wniosku. Jeśli firma złamie warunki umowy, urząd może zażądać zwrotu środków wraz z odsetkami.

Wsparcie z urzędu pracy to najczęściej refundacja poniesionych kosztów, a nie „nagroda” za samo zatrudnienie.

Jakie formy wsparcia z PUP są najczęściej wybierane w 2025 roku?

W praktyce rynek opiera się na kilku powtarzalnych rozwiązaniach, które PUP uruchamia w zależności od budżetu i lokalnych priorytetów. Najczęściej spotkasz się z instrumentami takimi jak staż, prace interwencyjne, przygotowanie zawodowe dorosłych oraz refundacja wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy. Każdy z nich działa inaczej, więc nie ma jednej „najlepszej” opcji dla wszystkich firm. Dobrą praktyką jest dopasowanie formy wsparcia do tego, czy potrzebujesz pracownika „na już”, czy raczej chcesz go najpierw nauczyć pracy i sprawdzić w codziennych zadaniach.

W wielu powiatach istotne znaczenie ma też to, czy kandydat należy do grup określanych jako osoby w szczególnej sytuacji na rynku pracy. Do takich grup zalicza się m.in. osoby młode (np. do 25 roku życia), osoby bez kwalifikacji lub doświadczenia, osoby bez wykształcenia średniego, osoby po 50. roku życia, osoby z niepełnosprawnością, samotnych rodziców wychowujących dziecko do 18 lat, kobiety wracające na rynek pracy po urodzeniu dziecka oraz osoby po odbyciu kary pozbawienia wolności. Właśnie przy tych kategoriach urzędy często uruchamiają preferencje, większe limity albo częstsze nabory.

Żeby uporządkować, co realnie „wchodzi w grę” dla pracodawcy, warto patrzeć na wsparcie przez pryzmat kosztów, które można obniżyć. Najczęściej są to koszty płacowe, koszty składek oraz koszty przygotowania stanowiska. W zależności od instrumentu, urząd może finansować całość albo część wydatków, a czasem wypłaca świadczenie bezpośrednio do uczestnika (np. stypendium stażowe). Wtedy pracodawca zyskuje pracę osoby, ale bez standardowego obciążenia wynagrodzeniem.

Staż

Staż z PUP jest popularny, bo pozwala firmie sprawdzić kandydata w realnym środowisku pracy bez tworzenia stosunku pracy. W 2025 roku staż jest często kierowany do osób młodych oraz do osób starszych, a także do bezrobotnych bez kwalifikacji i doświadczenia. Standardowo staż może trwać maksymalnie 6 miesięcy, a osoba odbywająca staż pozostaje zarejestrowana w urzędzie pracy. To oznacza, że formalnie nie zatrudniasz jej na umowę o pracę w ramach stażu, tylko realizujesz program stażowy uzgodniony z urzędem.

Finansowanie jest tu czytelne: koszty związane ze świadczeniem dla stażysty i obowiązkowymi składkami ponosi urząd pracy. W przytoczonych danych stypendium stażowe wynosi 913,70 zł brutto miesięcznie, co obrazuje mechanizm, w którym pieniądze trafiają do stażysty, a pracodawca nie wypłaca klasycznego wynagrodzenia. Z perspektywy organizacyjnej firma musi przygotować program stażu, czyli opis tego, czego stażysta nauczy się w danym czasie i w jaki sposób będzie to realizowane. Urząd ocenia, czy program ma sens i czy prowadzi do nabycia kompetencji, a nie tylko do wykonywania prostych zadań bez rozwoju.

Ważny niuans, o którym część firm dowiaduje się dopiero na etapie rozmów z urzędem, dotyczy braku obowiązku zatrudnienia po stażu. W teorii staż ma przygotować bezrobotnego do pracy w konkretnej firmie, ale w praktyce nie ma automatycznego wymogu podpisania umowy o pracę po zakończeniu programu. Jednocześnie PUP może oceniać wiarygodność pracodawcy na podstawie wcześniejszych współprac, więc masowe „przerabianie stażystów” bez zatrudniania bywa źle widziane. Po stronie firmy pozostają też warunki formalne, takie jak brak zaległości w ZUS i brak redukcji zatrudnienia w określonym okresie.

Przygotowanie zawodowe dorosłych

Drugą formą, która często myli się ze stażem, jest przygotowanie zawodowe dorosłych. W tym modelu nacisk kładzie się na zdobycie kwalifikacji i możliwość podejścia do egzaminu zawodowego, w tym egzaminu kwalifikacyjnego na tytuł zawodowy lub egzaminu czeladniczego. Program może mieć formę praktycznej nauki zawodu dorosłych albo przyuczenia do pracy dorosłych, czyli ścieżki nastawionej na konkretne zadania zawodowe. Dla firm ma to sens zwłaszcza wtedy, gdy potrzebują pracownika w deficytowym zawodzie i wolą go wyszkolić „po swojemu”.

Finansowo mechanizm jest mieszany: uczestnik otrzymuje stypendium wypłacane przez urząd pracy, a pracodawca może dostać zwrot kosztów poniesionych na przygotowanie bezrobotnego. Zwrot jest limitowany i w przytoczonych zasadach wynosi do 2% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za każdy pełny miesiąc realizacji programu. Dodatkowo istnieje zachęta za efekt, czyli za zdany egzamin zawodowy – w takim przypadku pracodawca otrzymuje premię 400 zł za każdy pełny miesiąc programu zrealizowanego dla uczestnika, który egzamin zdał. To premiuje firmy, które rzeczywiście uczą zawodu, a nie tylko „wypełniają grafik”.

Warto spojrzeć na tę formę jak na inwestycję organizacyjną, bo wymaga planu, opiekuna, stanowiska i czasu. Z drugiej strony może uporządkować proces wdrożenia, bo program jest opisany i weryfikowalny. Dla wielu pracodawców istotne jest też to, że przygotowanie zawodowe daje bardziej formalny charakter nauce zawodu niż standardowe przyuczenie wewnętrzne. W kontaktach z PUP dobrze działa konkret: lista zadań, harmonogram, narzędzia, a także opis kompetencji, które uczestnik ma zdobyć.

Prace interwencyjne

Prace interwencyjne są rozwiązaniem, które bezpośrednio dotyka kosztów płacowych. Z założenia mają wspierać rekrutację osób w trudniejszej sytuacji, np. pozostających bez pracy dłużej, z niższym wykształceniem lub w wieku powyżej 50 lat. W tej formule pracodawca może otrzymać refundację kosztów poniesionych na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne. Dla firmy to często argument, by otworzyć rekrutację na kandydatów, których CV wcześniej nie przeszłoby selekcji.

W zamian urząd oczekuje stabilności zatrudnienia, a typowym warunkiem bywa obowiązek utrzymania zatrudnienia przez określony czas. W przytoczonych zasadach pojawia się wymóg zatrudnienia osoby bezrobotnej przez minimum 12 miesięcy, żeby zachować prawo do refundacji. Wysokość refundacji zależy od okresu zatrudnienia i od tego, z jakiej grupy pochodzi pracownik, bo programy są profilowane. Dla pracodawcy ważne jest więc nie tylko „czy dostanę”, ale też „na jak długo i w jakim wariancie”.

Ten instrument wymaga dobrej organizacji kadrowej, bo rozliczenia są zwykle cykliczne i oparte o dokumenty płacowe. Jeśli w firmie zdarzają się opóźnienia w składkach albo braki w dokumentacji, ryzyko sporu z urzędem rośnie. Z drugiej strony, przy poprawnej obsłudze kadrowo-płacowej, prace interwencyjne potrafią realnie obniżyć koszt zatrudnienia w okresie wdrożenia. Dla części przedsiębiorców to też sposób na spokojniejsze rozłożenie kosztów w sezonie, gdy zapotrzebowanie na pracę rośnie.

Kiedy najbardziej opłaca się zatrudnić bezrobotnego z PUP?

Największe korzyści finansowe i organizacyjne pojawiają się zwykle wtedy, gdy zatrudniasz osobę z grupy, która w regulaminach jest traktowana priorytetowo. W praktyce dotyczy to m.in. osób młodych, osób bez kwalifikacji i doświadczenia, osób z niepełnosprawnością oraz osób starszych. Dla urzędu te grupy są ważne, bo ich aktywizacja ma większą wartość społeczną, a dla firmy oznacza to częściej dostępne nabory i większą gotowość urzędu do współpracy. W 2025 roku mocno widoczny jest też nacisk na aktywizację osób 50+, bo pracodawcy mogą liczyć na konkretne dofinansowania wynagrodzeń.

Opłacalność w rozumieniu pracodawcy nie kończy się na kwocie refundacji. Liczy się również czas, przez jaki musisz utrzymać zatrudnienie, oraz ryzyko zwrotu środków przy wcześniejszym rozwiązaniu umowy. Jeżeli wiesz, że masz projekt na 3–4 miesiące, a program wymaga 12 lub 24 miesięcy utrzymania stanowiska, to nawet wysoka refundacja może okazać się źródłem problemów. Dlatego przy wyborze instrumentu dobrze jest zestawić potrzeby biznesowe z warunkami umowy, a nie kierować się samą kwotą.

W wielu powiatach znaczenie ma także to, czy tworzysz nowe miejsce pracy, czy tylko „podmieniasz” pracownika. Programy są projektowane tak, aby wspierać realne tworzenie etatów, więc często pojawia się ograniczenie dotyczące zatrudniania osoby, która wcześniej pracowała u tego samego pracodawcy. W przytoczonych zasadach wprost wskazuje się, że kandydat nie powinien być bezpośrednio przed rejestracją w PUP zatrudniony u danego pracodawcy ani wykonywać u niego innej pracy zarobkowej. To ma zapobiegać sytuacji, w której firma próbuje sfinansować „stare” zatrudnienie publicznymi pieniędzmi.

Jak działa refundacja wyposażenia i doposażenia stanowiska pracy?

To jeden z najbardziej namacalnych instrumentów, bo dotyczy zakupów, które widać w firmie od razu: narzędzi, maszyn, urządzeń czy wyposażenia potrzebnego do wykonywania pracy. Mechanizm polega na tym, że tworzysz albo doposażasz stanowisko, zatrudniasz skierowaną osobę bezrobotną i rozliczasz poniesione koszty zgodnie z umową. Z perspektywy przedsiębiorcy jest to wsparcie w organizacji miejsca pracy, szczególnie gdy zatrudnienie wiąże się z koniecznością zakupu sprzętu. W 2025 roku w wielu PUP to właśnie ten instrument przyciąga mikrofirmy, bo pozwala szybciej „postawić” stanowisko bez zamrażania gotówki.

Warunek utrzymania zatrudnienia jest tu zazwyczaj dłuższy niż w programach stricte płacowych. W przytoczonych zasadach pojawia się wymóg zatrudnienia osoby bezrobotnej w pełnym wymiarze czasu pracy na danym stanowisku przez 24 miesiące. Jeżeli pracodawca nie dotrzyma warunków, musi zwrócić część środków proporcjonalnie do okresu, w którym nie utrzymał zatrudnienia. To ważne, bo część firm traktuje refundację jak bezzwrotną dotację, a w rzeczywistości jest to umowa z obowiązkami po obu stronach.

Wysokość wsparcia bywa limitowana kwotowo. W przytoczonych danych refundacja kosztów może wynosić maksymalnie sześciokrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, co zostało oszacowane na około 21 tys. zł, a w innym zestawieniu pojawia się poziom do 25 000 zł. Różnice wynikają z lokalnych regulaminów, terminów naborów i sposobu liczenia limitu w danym PUP, dlatego urząd zawsze podaje własne widełki. Dla firmy ważne jest też to, że rozliczenie opiera się o faktury i rachunki, więc zakupy muszą być zgodne z listą zaakceptowaną w umowie.

Jak wygląda procedura uzyskania dofinansowania z urzędu pracy?

Procedura jest dość przewidywalna, ale wymaga dyscypliny formalnej. Najważniejsza zasada brzmi: najpierw wniosek i umowa, dopiero potem zatrudnienie, bo w wielu instrumentach podpisanie umowy po fakcie oznacza brak możliwości wypłaty środków. W 2025 roku część PUP umożliwia składanie dokumentów elektronicznie, ale to urząd lokalny wskazuje, czy przyjmuje wnioski online i w jakiej formie. Z punktu widzenia firmy liczy się kompletność dokumentów, bo braki zwykle kończą się wezwaniem do uzupełnienia albo opóźnieniem.

Wniosek jest oceniany według regulaminu naboru, a urząd może sprawdzać zarówno sytuację firmy, jak i parametry planowanego zatrudnienia. Często weryfikowane są zaległości w ZUS i urzędzie skarbowym, a przy części instrumentów także to, czy firma nie jest w stanie likwidacji lub upadłości. W programach stażowych spotyka się dodatkowo wymaganie, by w ostatnich miesiącach nie doszło do redukcji zatrudnienia, co ma ograniczać ryzyko zastępowania etatów stażystami. Jeżeli urząd nie ma środków w danym momencie, nawet dobrze przygotowany wniosek może nie uzyskać finansowania.

W praktyce firmom pomaga uporządkowanie procesu w kilku krokach, bo wtedy łatwiej uniknąć pomyłek i zebrać załączniki. Najczęściej spotykana ścieżka wygląda następująco:

1. Kontakt z doradcą w PUP i wybór instrumentu dopasowanego do profilu kandydata oraz potrzeb firmy,
2. zebranie wymaganych dokumentów oraz przygotowanie opisu stanowiska, programu stażu lub założeń zatrudnienia,
3. złożenie kompletnego wniosku w terminie naboru i oczekiwanie na ocenę formalną oraz merytoryczną,
4. podpisanie umowy z PUP przed rozpoczęciem zatrudnienia lub realizacji programu,
5. zatrudnienie lub przyjęcie osoby skierowanej i rozliczanie refundacji zgodnie z harmonogramem i zasadami umowy.

Dobrze działa też wewnętrzna kontrola dokumentów, bo urzędy są w tej części konsekwentne. Najczęstsze problemy to braki w załącznikach, niezgodność z regulaminem, spóźnione złożenie wniosku albo zwyczajny brak środków w PUP. Jeżeli firma ma wątpliwości co do kwalifikowalności kosztów, lepiej je wyjaśnić przed podpisaniem umowy, bo po zakupach bywa za późno na korekty. To szczególnie ważne przy wyposażeniu stanowiska, gdzie lista zakupów musi odpowiadać temu, co zaakceptował urząd.

Jakie dokumenty i warunki najczęściej decydują o przyznaniu środków?

Urzędy pracy patrzą na dwie rzeczy równolegle: czy pracodawca jest wiarygodny oraz czy zatrudnienie ma sens w kontekście instrumentu. Wiarygodność to przede wszystkim brak zaległości w zobowiązaniach publicznych i uporządkowane sprawy formalne firmy. W niektórych programach pojawia się też wymóg złożenia oświadczeń pod rygorem odpowiedzialności karnej, w tym z formułą „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”. Jeżeli urząd wykryje nieprawdę, konsekwencją może być zwrot pomocy wraz z odsetkami.

W przypadku dofinansowań, które są traktowane jako pomoc de minimis, dochodzi jeszcze kwestia limitów i oświadczeń o otrzymanej pomocy publicznej. W danych pojawia się odniesienie do limitu liczonego w okresie trzech lat podatkowych oraz do poziomu 200 000 euro, co jest często przywoływanym progiem w praktyce gospodarczej. Dla wielu firm to formalność, ale dla tych, które korzystały już z różnych programów wsparcia, może to być realne ograniczenie. Dlatego warto zebrać informacje o dotychczasowej pomocy publicznej jeszcze przed złożeniem wniosku.

Najczęściej wymagane są dokumenty rejestrowe firmy, oświadczenia o niezaleganiu i formularze specyficzne dla danej formy wsparcia. Przy dotacji na stanowisko pracy urząd może oczekiwać opisu stanowiska lub uproszczonego biznesplanu, a przy stażu – programu stażu. W wielu PUP standardowy zestaw wygląda następująco:

• wniosek o dofinansowanie właściwy dla wybranego instrumentu,
• kopie dokumentów rejestrowych firmy, takich jak NIP, REGON oraz wpis KRS/CEIDG,
• oświadczenia o niezaleganiu z płatnościami wobec ZUS i urzędu skarbowego,
• oświadczenie dotyczące pomocy de minimis, jeżeli jest wymagane w danym programie,
• opis stanowiska pracy, program stażu albo założenia przygotowania zawodowego, zależnie od instrumentu.

Warunki merytoryczne bywają równie istotne jak dokumenty. Przykładowo, w instrumentach kierowanych do osób 50+ urząd może wymagać, aby osoba skierowana nie była bezpośrednio przed rejestracją zatrudniona u tego pracodawcy. W pracach interwencyjnych urząd zwraca uwagę na minimalny okres zatrudnienia po stronie firmy, bo wsparcie ma prowadzić do stabilnej pracy, a nie krótkiego epizodu. W stażach znaczenie ma też to, czy firma ma realne zadania i opiekuna, który potrafi wdrożyć stażystę.

Jak działa dofinansowanie wynagrodzenia dla osób 50+ i 60/65+?

W 2025 roku jednym z najbardziej konkretnych instrumentów jest dofinansowanie wynagrodzenia dla osób w wieku 50+ oraz dla poszukujących pracy w wieku 60/65+. Mechanizm polega na tym, że PUP przyznaje pracodawcy dofinansowanie na podstawie umowy, jeśli zatrudnia osobę skierowaną przez urząd. Wysokość dofinansowania jest ograniczona i w opisanych zasadach nie może przekroczyć połowy minimalnego wynagrodzenia za pracę miesięcznie obowiązującego w dniu zawarcia umowy. To oznacza, że kwota jest powiązana z aktualnym poziomem płacy minimalnej, a nie ustalana „uznaniowo” bez limitu.

Okres dofinansowania zależy od statusu osoby. Dla bezrobotnego 50+ dofinansowanie może przysługiwać przez 12 miesięcy, a dla poszukującego pracy w wieku 60/65+ przez 1 miesiąc, przy czym ten 1 miesiąc może być przyznawany wielokrotnie w ramach umowy. W danych pojawia się też wariant, w którym umowa przy poszukującym pracy jest zawierana do 12 miesięcy, a dofinansowanie przysługuje co drugi miesiąc, czyli miesiąc wsparcia przeplata się z miesiącem finansowania wynagrodzenia przez pracodawcę. Taki układ wymaga dobrego planowania budżetu płacowego, bo firma musi mieć gotowość do pokrywania kosztów w miesiącach „bez refundacji”.

W tym instrumencie bardzo ważny jest obowiązek utrzymania zatrudnienia po zakończeniu dofinansowania. Dla bezrobotnego trzeba utrzymać zatrudnienie przez okres dofinansowania oraz dodatkowo przez kolejne 6 miesięcy, a dla poszukującego pracy – przez okres dofinansowania i kolejny 1 miesiąc. Jeśli firma nie dotrzyma warunków, urząd może wezwać do zwrotu środków wraz z odsetkami, liczonymi od dnia otrzymania pierwszej refundacji. Są też warianty częściowego zwrotu, np. 50% kwoty, jeżeli zatrudnienie było utrzymane przez okres dofinansowania i co najmniej połowę wymaganego okresu po refundacji.

Dofinansowanie 50+ jest powiązane z umową i obowiązkiem utrzymania zatrudnienia, a jego wysokość nie przekracza 50% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie.

Czy są pieniądze „za zatrudnienie Ukraińca” i jak to rozumieć w praktyce?

W przestrzeni publicznej regularnie wraca pytanie, czy istnieje stała kwota wypłacana pracodawcy za zatrudnienie uchodźcy lub obywatela Ukrainy. W przytoczonych informacjach wskazano wyraźnie, że nie ma programu polegającego na wypłacie 800 zł (ani innej automatycznej kwoty) wyłącznie za fakt zatrudnienia Ukraińca. To istotne rozróżnienie, bo pozwala odsiać plotki od realnych instrumentów rynku pracy. Urzędy pracy nie wypłacają pieniędzy „za narodowość”, tylko za zatrudnienie osoby spełniającej kryteria danego programu.

Jednocześnie pracownik z Ukrainy może być objęty wsparciem, jeżeli posiada status bezrobotnego zarejestrowanego w PUP i spełnia warunki konkretnego instrumentu. Wtedy pracodawca może ubiegać się o takie same formy jak przy innych kandydatach, np. refundację wyposażenia stanowiska, staż czy szkolenia, o ile dany PUP ma na to środki i przewiduje taką możliwość w regulaminie. W praktyce oznacza to, że punkt ciężkości leży w statusie osoby w urzędzie pracy i w warunkach naboru, a nie w jej obywatelstwie. Dla firmy najbezpieczniej jest traktować tę ścieżkę jak standardową współpracę z PUP, z tą samą dokumentacją i tymi samymi obowiązkami.

Jeżeli rozważasz zatrudnienie cudzoziemca i jednocześnie interesuje Cię wsparcie z urzędu pracy, warto zacząć od weryfikacji dwóch obszarów. Po pierwsze, sprawdzasz możliwość rejestracji i status kandydata w PUP, bo bez tego część instrumentów w ogóle nie wystartuje. Po drugie, dopasowujesz formę wsparcia do realnych potrzeb firmy, bo łatwo wpaść w pułapkę programu, który wygląda atrakcyjnie finansowo, ale wymaga utrzymania etatu dłużej, niż pozwala na to sytuacja biznesowa. To podejście oszczędza czas, bo od razu zawęża wybór do rozwiązań, które da się bezpiecznie dowieźć do końca umowy.

Jak uniknąć zwrotu dofinansowania i najczęstszych błędów formalnych?

Najwięcej problemów wynika z niezgodności działań firmy z umową, a nie z samej idei wsparcia. Przykładowo, przy refundacji wyposażenia stanowiska zakup innego sprzętu niż zaakceptowany w umowie może być zakwestionowany, nawet jeśli „też jest potrzebny”. Przy dofinansowaniach płacowych ryzykiem jest przedwczesne rozwiązanie umowy o pracę albo brak utrzymania zatrudnienia w okresie wymaganym po zakończeniu refundacji. W instrumentach 50+ dochodzą jeszcze warunki dotyczące braku zaległości i oświadczeń składanych pod rygorem odpowiedzialności karnej.

Warto też pamiętać, że urząd pracy może różnie traktować sytuacje, w których umowa rozwiązuje się z przyczyn leżących po stronie pracownika. W przytoczonych zasadach wskazano, że gdy rozwiązanie umowy następuje np. na skutek rezygnacji pracownika lub w trybach przewidzianych w kodeksie pracy, urząd może skierować na zwolnione stanowisko inną osobę bezrobotną. Wtedy pracodawca co do zasady nie musi zwracać wsparcia, o ile dalej realizuje warunki programu. To pokazuje, że komunikacja z PUP w trakcie trwania umowy jest równie ważna jak sam wniosek.

Jeśli chcesz podejść do tematu „bez nerwów”, potraktuj program jak projekt z harmonogramem i punktami kontrolnymi. W praktyce pomaga wprowadzenie prostych zasad w firmie, które ograniczają pomyłki w dokumentach i terminach. Najczęściej sprawdzają się działania takie jak:

• ustalenie jednej osoby odpowiedzialnej za kontakt z PUP i kompletowanie dokumentacji,
• pilnowanie zasady umowa przed zatrudnieniem oraz przechowywanie całej korespondencji i załączników w jednym miejscu,
• prowadzenie kalendarza terminów rozliczeń, okresów utrzymania zatrudnienia i dat wynikających z umowy,
• weryfikacja listy kosztów kwalifikowanych przed zakupem wyposażenia lub przed wypłatą świadczeń,
• sprawdzenie, czy firma nie ma zaległości w ZUS, US i innych funduszach wskazywanych w warunkach programu.

Na koniec warto uwzględnić jeszcze jeden element, który często jest pomijany w pierwszych rozmowach: rozliczenia podatkowe. W danych wskazano, że środki z urzędu pracy zasadniczo mogą stanowić przychód firmy, choć w zależności od formy wsparcia przepisy mogą przewidywać zwolnienia lub szczególne zasady. Przy większych kwotach, np. przy refundacji stanowiska pracy, konsultacja z księgowym lub doradcą podatkowym bywa po prostu bezpieczniejsza. Dla firmy liczy się nie tylko to, ile dostanie z PUP, ale też jak to prawidłowo ująć w ewidencji i rozliczeniach.

Co warto zapamietać?:

• W 2025 roku pracodawcy mogą korzystać z refundacji kosztów zatrudnienia osób zarejestrowanych jako bezrobotne w PUP, w tym wynagrodzeń, składek ZUS oraz dofinansowań dla osób 50+.
• Najczęściej wybierane formy wsparcia to staż (do 6 miesięcy, stypendium 913,70 zł/mies.), przygotowanie zawodowe dorosłych (zwrot kosztów do 2% przeciętnego wynagrodzenia) oraz prace interwencyjne (refundacja wynagrodzeń przez min. 12 miesięcy).
• Refundacja wyposażenia stanowiska pracy może wynosić do 25 000 zł, z obowiązkiem utrzymania zatrudnienia przez 24 miesiące.
• Procedura uzyskania dofinansowania wymaga złożenia wniosku przed zatrudnieniem oraz spełnienia formalnych warunków, takich jak brak zaległości w ZUS i US.
• Pracodawcy mogą ubiegać się o dofinansowanie zatrudnienia osób z Ukrainy, pod warunkiem, że są one zarejestrowane jako bezrobotne w PUP i spełniają kryteria programów wsparcia.