Czy pracodawca może zwolnić bez powodu? Odpowiadamy na pytania

Zwolnienie z pracy rzadko bywa „czystą formalnością”, nawet gdy pracodawca jest o swojej decyzji przekonany. W 2026 roku nadal obowiązują zasady, które ograniczają swobodę rozwiązywania umów i nakładają na strony konkretne obowiązki. Poniżej porządkuję najczęstsze pytania w sposób praktyczny, z naciskiem na to, co faktycznie wynika z przepisów i utrwalonej praktyki.

Czy pracodawca może zwolnić bez powodu?

W polskim prawie pracy samo hasło „zwolnienie bez powodu” bywa mylące, bo wszystko zależy od rodzaju umowy i trybu rozwiązania stosunku pracy. Inaczej ocenia się wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony, inaczej wypowiedzenie umowy terminowej, a jeszcze inaczej rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, czyli w trybie natychmiastowym. W praktyce część pracowników spotyka się z sytuacją, w której w piśmie nie ma wskazanej przyczyny, i od razu zakłada, że pracodawca działa bezprawnie. To nie zawsze jest prawdą.

Najprościej ujmując, przy umowie bezterminowej pracodawca ma obowiązek wskazać przyczynę wypowiedzenia, a przy wielu umowach terminowych takiego obowiązku nie ma. Warto podkreślić, że brak obowiązku podania przyczyny w piśmie nie oznacza dowolności zachowania pracodawcy w sensie społecznym i organizacyjnym. Nawet wypowiedzenie terminowej umowy o pracę może zostać ocenione pod kątem zgodności z zasadami współżycia społecznego i społeczno-gospodarczym przeznaczeniem prawa, co w sporze sądowym potrafi mieć znaczenie. Dlatego w realnych konfliktach liczy się nie tylko treść dokumentu, ale też okoliczności, sposób działania i to, czy decyzja nie była np. odwetowa.

Obowiązek wskazania przyczyny wypowiedzenia dotyczy przede wszystkim umowy o pracę na czas nieokreślony, natomiast przy wielu umowach terminowych pracodawca może wypowiedzieć umowę bez opisywania powodu w piśmie.

Trzeba też odróżnić „wypowiedzenie” od „rozwiązania bez wypowiedzenia”. W trybie natychmiastowym pracodawca nie tylko kończy współpracę z dnia na dzień, ale również musi wskazać powód, bo to tryb wyjątkowy i ściśle uregulowany. W praktyce pracodawcy czasem próbują „uprościć” sprawę, wręczając pismo w emocjach lub bez dopracowania formalności, a wtedy spór dotyczy już nie intencji, lecz legalności procedury. Dla pracownika ważne jest więc, by najpierw ustalić: jaki to tryb, jaka umowa i czy pismo zawiera elementy wymagane przez prawo.

Rodzaje umów o pracę a możliwość zwolnienia

To, czy pracodawca „musi mieć powód” i czy powinien go ujawnić, wynika przede wszystkim z konstrukcji konkretnej umowy o pracę. W 2026 roku w obiegu nadal spotyka się zarówno umowy na czas nieokreślony, jak i umowy na czas określony, umowy na okres próbny oraz szczególne warianty umów terminowych, takie jak zastępstwo. Różnice nie sprowadzają się do samej nazwy dokumentu, bo przekładają się na okres wypowiedzenia, obowiązki informacyjne i ryzyko sporu w sądzie pracy.

Praktycznym punktem wyjścia jest też zasada doręczenia. Oświadczenie o wypowiedzeniu uważa się za złożone, gdy dotrze do pracownika w taki sposób, aby mógł zapoznać się z treścią, czyli najczęściej w chwili wręczenia albo odbioru przesyłki. To od tego momentu liczy się bieg okresu wypowiedzenia, a nie od daty widniejącej w nagłówku pisma. W sporach często wraca temat „odmowy przyjęcia” dokumentu, ale sama odmowa nie blokuje skuteczności doręczenia, jeżeli pracownik realnie mógł zapoznać się z treścią.

W praktyce HR i kadry pilnują też tego, by w piśmie znalazły się elementy techniczne, które później sprawdza sąd. Należy do nich m.in. wskazanie okresu wypowiedzenia oraz dnia ustania stosunku pracy, a także pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy. Brak takich elementów nie zawsze automatycznie przesądza o wygranej pracownika, ale potrafi osłabić pozycję pracodawcy i zwiększyć ryzyko przegranej. Dlatego w firmach, które dbają o procedury, dokumenty są dość „sztywne” i sformalizowane.

Umowa na czas nieokreślony

Przy umowie na czas nieokreślony ciężar uzasadnienia decyzji spoczywa na pracodawcy. Oznacza to, że w piśmie wypowiadającym umowę powinien pojawić się powód, który jest rzeczywisty i konkretny, a nie tylko hasłowy. W praktyce „konkretny” nie oznacza opisu całej historii zatrudnienia dzień po dniu, ale pracownik powinien rozumieć, o co chodzi i co jest istotą zarzutu lub potrzeby organizacyjnej. Jeżeli przyczyna jest pozorna albo wewnętrznie sprzeczna, pracownik ma podstawę, by rozważyć odwołanie do sądu pracy.

Warto podkreślić, że przyczyna wypowiedzenia nie musi być nadzwyczaj „ciężka”, bo wypowiedzenie jest zwykłym sposobem zakończenia umowy bezterminowej. Z drugiej strony, pracodawca nie ma pełnej dowolności, bo w razie sporu będzie musiał wykazać, że jego argumenty były obiektywne i racjonalne. Często w praktyce pojawiają się sformułowania typu „utrata zaufania”, ale one także powinny mieć oparcie w faktach, a nie w emocjach. W sporach sądowych znaczenie ma również to, czy pracodawca działał konsekwentnie, czy np. tolerował dane zachowania miesiącami, a potem nagle uznał je za powód do rozstania.

Istotny jest też wątek konsultacji z organizacją związkową w zakładach, gdzie związki działają i reprezentują pracownika. W takim przypadku pracodawca, planując wypowiedzenie, co do zasady zawiadamia organizację na piśmie i podaje przyczynę. Z perspektywy pracownika ma to znaczenie dowodowe, bo pokazuje, czy pracodawca trzymał się procedury, a z perspektywy pracodawcy jest elementem minimalizowania ryzyka sporu. W realiach firmowych to etap, na którym często „wychodzą” nieścisłości w uzasadnieniu.

Umowa na czas określony

Umowa na czas określony bywa postrzegana jako łatwiejsza do zakończenia, bo w wielu sytuacjach pracodawca nie musi podawać przyczyny wypowiedzenia w piśmie. Jednocześnie nie każdą umowę terminową można wypowiedzieć w dowolnym momencie, bo dopuszczalność wypowiedzenia może zależeć od konstrukcji umowy i podstawy prawnej. W praktyce spotyka się sytuacje, gdy strony przewidziały możliwość wypowiedzenia, a czas trwania umowy jest dłuższy niż 6 miesięcy, co tradycyjnie łączy się z zasadą dopuszczalności wypowiedzenia w takim układzie. W firmach z rozbudowanymi procedurami kadrowymi ten zapis jest zwykle wprost wpisany do umowy.

Są też szczególne sytuacje, gdy wypowiedzenie umów terminowych jest dopuszczalne ze względu na okoliczności po stronie pracodawcy. W praktyce dotyczy to zwolnień z przyczyn niedotyczących pracowników, w tym zwolnień grupowych, jeżeli takie przyczyny stanowią jedyny powód rozstania. Odrębną kategorią jest upadłość lub likwidacja pracodawcy, gdzie logika jest prosta: skoro działalność jest kończona, dalsze zatrudnianie traci sens organizacyjny. W takich przypadkach przepisy przewidują również modyfikacje ochrony pracowników i trybów konsultacyjnych.

Warto znać też orientacyjne okresy wypowiedzenia, bo one są jednym z częstszych źródeł nieporozumień. Dla wielu umów terminowych przyjmuje się 2 tygodnie, natomiast przy umowie na zastępstwo spotyka się krótszy termin, tj. 3 dni robocze. Przy okresie próbnym okres wypowiedzenia zależy od długości próby i może wynosić 3 dni robocze, 1 tydzień albo 2 tygodnie. Te różnice wpływają na to, kiedy realnie kończy się stosunek pracy i od kiedy pracownik powinien planować formalności, np. rejestrację w urzędzie pracy czy rozliczenia z ZUS.

Jeżeli chcesz szybko sprawdzić, jak w praktyce rozróżnia się najczęstsze warianty terminowe, pomocne jest zestawienie:

Wymogi formalne przy wypowiedzeniu umowy o pracę

W sporach pracowniczych zaskakująco często nie rozstrzyga „kto miał rację”, tylko to, czy pracodawca dochował formalności. Dla pracownika to ważna informacja, bo nawet gdy firma miała argumenty merytoryczne, potknięcie proceduralne może otworzyć drogę do roszczeń. Dla pracodawcy to sygnał, że dokumenty i sposób doręczenia trzeba traktować równie poważnie jak powód rozstania. W 2026 roku sądy pracy nadal przykładają dużą wagę do kompletności oświadczeń i prawidłowego pouczenia o środkach prawnych.

Warto też pamiętać o tym, kiedy oświadczenie jest skuteczne. Liczy się moment, w którym dotarło do pracownika tak, by mógł zapoznać się z treścią, a więc zazwyczaj doręczenie. Jeżeli pracownik odmawia przyjęcia pisma, nie oznacza to automatycznie, że wypowiedzenie „nie działa”, bo odmowa nie niweczy skutków, jeżeli pracownik mógł się zapoznać z treścią. W praktyce firmy zabezpieczają się podpisem na kopii, notatką służbową, świadkiem wręczenia albo przesyłką poleconą, bo to później bywa materiałem dowodowym.

W codziennym obiegu spotyka się też sytuacje, gdy pracodawca chce cofnąć wypowiedzenie. Jest to możliwe, ale co do zasady wymaga zgody pracownika, bo cofnięcie to zmiana sytuacji prawnej drugiej strony. Z perspektywy pracownika taka propozycja bywa elementem negocjacji, zwłaszcza gdy firma zorientowała się, że pismo ma braki albo że sprawa może trafić do sądu. Z perspektywy pracodawcy to często próba „naprawienia” ryzyka, zanim konflikt eskaluje.

Forma wypowiedzenia umowy

Wypowiedzenie powinno mieć formę pisemną, bo to podstawowy standard dowodowy w prawie pracy. W praktyce oznacza to dokument papierowy podpisany przez osobę uprawnioną albo dokument elektroniczny opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym. Dla pracownika ważne jest, by nie opierać się wyłącznie na ustnych komunikatach w stylu „od jutra już nie przychodź”, bo one nie zastępują prawidłowego oświadczenia woli. Jeżeli sytuacja jest niejasna, warto dopytać o dokument i zachować swój egzemplarz.

Równie ważne jest, kto składa oświadczenie. W większych organizacjach wypowiedzenie wręcza często przełożony, ale podpisuje je osoba działająca w sprawach z zakresu prawa pracy, czasem na podstawie pełnomocnictwa. Z punktu widzenia ewentualnego sporu liczy się, czy podpis złożyła osoba uprawniona oraz czy da się wykazać umocowanie. W praktyce kadrowej to detal, ale w sądzie potrafi stać się osią sporu, gdy druga strona kwestionuje skuteczność czynności.

Sposób doręczenia też ma swoją „technikę”. Można wręczyć pismo osobiście, można wysłać przesyłką, byle dało się ustalić datę odbioru, bo od niej biegnie okres wypowiedzenia. Jeżeli pracodawca wysyła pismo pocztą, to dla pracownika ważne jest, aby świadomie odebrać przesyłkę i zachować kopertę lub potwierdzenie odbioru. W praktyce to proste dokumenty, które później przesądzają o terminach.

Treść oświadczenia o wypowiedzeniu

Treść wypowiedzenia nie może być przypadkowa, bo prawo wymaga, by znalazły się w nim konkretne elementy. W przypadku umów terminowych standardem jest wskazanie, że pracodawca wypowiada umowę, podanie długości okresu wypowiedzenia oraz wskazanie dnia, w którym stosunek pracy ustanie. Bardzo ważne jest także pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy, bo pracownik ma prawo wiedzieć, jakie środki prawne mu przysługują. W praktyce to właśnie brak pouczenia albo błędne wskazanie terminów bywa częstą wadą formalną.

Przy umowie na czas nieokreślony dochodzi dodatkowy obowiązek – trzeba wskazać przyczynę wypowiedzenia. Tu pojawia się wiele pytań o poziom szczegółowości, bo pracodawcy czasem boją się pisać zbyt dużo, a pracownicy oczekują „pełnego uzasadnienia”. Z perspektywy praktycznej istotne jest, by powód był zrozumiały i odnosił się do realnych zdarzeń lub potrzeb organizacyjnych, a nie był wyłącznie ogólną oceną pracownika. Jeżeli pracownik znał powody wcześniej, bo np. były rozmowy, upomnienia czy oceny okresowe, spór często przenosi się na to, czy przyczyna była prawdziwa.

W tym miejscu warto odróżnić wypowiedzenie od rozwiązania bez wypowiedzenia. Przy trybie natychmiastowym wskazanie przyczyny jest obowiązkowe niezależnie od tego, czy umowa była terminowa, czy bezterminowa, bo to tryb wyjątkowy. Pracodawca powinien też pamiętać o terminach działania, np. w przypadku zwolnienia z winy pracownika pojawia się ograniczenie czasowe liczone od momentu uzyskania informacji o przyczynie. W praktyce to wymusza szybkie, ale uporządkowane działanie, a nie improwizację.

Jeżeli analizujesz pismo, zwróć uwagę na elementy, które powinny się w nim znaleźć, a które często są pomijane lub wpisywane błędnie:

• Wskazanie dnia ustania stosunku pracy w sposób jednoznaczny.
• Określenie długości okresu wypowiedzenia zgodnie z typem umowy.
• Pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy jako realna informacja dla pracownika.
• Podpis osoby uprawnionej do działania w sprawach z zakresu prawa pracy.
• Data sporządzenia pisma, która nie zastępuje daty doręczenia, ale porządkuje dokumentację.

Przyczyny uzasadniające wypowiedzenie umowy o pracę

W praktyce najwięcej sporów nie dotyczy tego, czy pracodawca „miał prawo” wypowiedzieć umowę, tylko czy zrobił to z powodów, które da się obronić w razie kontroli lub procesu. Przy umowie bezterminowej sama obecność przyczyny w piśmie nie wystarcza, jeśli jest ona pozorna, ogólnikowa albo nie ma związku z realiami miejsca pracy. W 2026 roku nadal obowiązuje podejście, że wypowiedzenie jest zwykłym sposobem zakończenia umowy, ale nie może być arbitralne. Pracownik powinien móc zrozumieć, co jest istotą zarzutu albo jaką potrzebę organizacyjną pracodawca realizuje.

Warto podkreślić, że Kodeks pracy nie podaje zamkniętej listy powodów wypowiedzenia, dlatego w ocenie znaczenie ma orzecznictwo i zdroworozsądkowy kontekst. Z perspektywy pracodawcy ważne jest, aby przyczyna była oparta na faktach i dała się udokumentować, choć prawo nie wymaga załączania dowodów do wypowiedzenia. Z perspektywy pracownika ważne jest, aby sprawdzić, czy powód nie jest jedynie „etykietą”, która ma przykryć inny motyw, na przykład odwet za korzystanie z uprawnień. W sporach widać też, że sądy patrzą na spójność działań pracodawcy, czyli czy firma reagowała na problem wcześniej, czy nagle „odkryła” go w dniu wręczenia pisma.

Przyczyny leżące po stronie pracodawcy

Najczęstsze przyczyny po stronie pracodawcy wynikają z organizacji pracy, a nie z zachowania konkretnej osoby. W realiach firmowych chodzi zwykle o zmiany struktury, redukcję etatów, łączenie działów, zamykanie projektów albo likwidację stanowiska pracy. W takich sytuacjach pracownik bywa zaskoczony, bo jego praca mogła być oceniana pozytywnie, a mimo to dochodzi do rozstania. Dla legalności wypowiedzenia przy umowie na czas nieokreślony ważne jest jednak, aby pracodawca potrafił wykazać, że zmiana była rzeczywista, a nie wyłącznie „na papierze”.

W praktyce powodem bywa też spadek zapotrzebowania na określone kompetencje lub ograniczenie działalności. Często pojawia się argument „reorganizacja”, ale samo słowo nie jest jeszcze wyjaśnieniem, jeśli nie wiadomo, co konkretnie się zmienia i jak wpływa to na zatrudnienie. Zdarza się, że pracodawca wskazuje redukcję kosztów jako tło decyzji, co samo w sobie może być racjonalne, o ile nie prowadzi do działań sprzecznych z zasadami współżycia społecznego. Warto też pamiętać, że przy zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracowników wchodzą w grę dodatkowe regulacje, zwłaszcza gdy sytuacja zahacza o zwolnienia grupowe.

Wypowiedzenie umowy o pracę motywowane reorganizacją lub likwidacją stanowiska powinno odnosić się do rzeczywistej zmiany po stronie pracodawcy, a nie do samej decyzji kadrowej pozbawionej tła organizacyjnego.

Osobną kategorią jest upadłość lub likwidacja pracodawcy, bo wtedy logika ochrony zatrudnienia ulega ograniczeniu. W takim przypadku przepisy przewidują, że nie stosuje się części standardowych mechanizmów ochronnych, w tym m.in. tych dotyczących ochrony przed wypowiedzeniem w wybranych sytuacjach. Dla pracownika oznacza to, że nawet jeżeli normalnie byłby objęty zakazem wypowiedzenia, to realia likwidacji mogą zmienić jego pozycję. Dla pracodawcy oznacza to natomiast obowiązek zachowania porządku formalnego, bo w kryzysie organizacyjnym łatwo o błędy w dokumentach i doręczeniach.

Przyczyny leżące po stronie pracownika

Przyczyny po stronie pracownika najczęściej dotyczą jakości pracy, przestrzegania procedur oraz relacji służbowych. W praktyce w wypowiedzeniach pojawiają się sformułowania o niesumienności, braku wymaganej staranności, niewykonywaniu poleceń przełożonego albo naruszeniach zasad BHP. Zdarza się też, że pracodawca powołuje się na utrata zaufania, ale ten argument powinien wynikać z obiektywnych przesłanek, a nie z konfliktu personalnego. Jeżeli pracownik ma wrażenie, że „utrata zaufania” jest hasłem zastępczym, warto przeanalizować, czy w tle są konkretne zdarzenia, skargi, audyty lub potwierdzone naruszenia.

Do częstych powodów zalicza się również absencje. Trzeba jednak rozróżnić sytuacje, w których nieobecność jest usprawiedliwiona, od tych, w których pracownik po prostu nie stawia się do pracy bez podstaw. W przypadku absencji chorobowej ocena jest bardziej złożona, bo prawo daje pracownikowi ochronę, a jednocześnie przewiduje granice, po których pracodawca może działać w trybach szczególnych. Istotne jest też, czy nieobecności są incydentalne, czy powtarzalne, bo to wpływa na argumentację o dezorganizacji pracy i na ocenę racjonalności decyzji pracodawcy.

Warto też pamiętać o trybie natychmiastowym, bo on bywa mylony z „wypowiedzeniem za karę”. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika jest dopuszczalne tylko w ściśle określonych sytuacjach, takich jak ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, popełnienie przestępstwa uniemożliwiającego dalsze zatrudnianie na stanowisku albo zawiniona utrata uprawnień koniecznych do wykonywania pracy. To nie jest narzędzie do rozwiązywania drobnych konfliktów, a w razie sporu pracodawca musi wykazać zarówno bezprawność zachowania, jak i jego ciężar oraz wpływ na interes firmy. Dodatkowo liczy się termin działania, bo w praktyce pracodawca ma miesiąc od momentu uzyskania wiadomości o przyczynie, aby wręczyć oświadczenie w tym trybie.

Ochrona pracowników przed nieuzasadnionym zwolnieniem

Ochrona stosunku pracy nie polega na tym, że pracownika „nie da się zwolnić”, tylko na tym, że w określonych sytuacjach prawo ogranicza możliwość wypowiedzenia albo nakłada na pracodawcę dodatkowe warunki. W 2026 roku te mechanizmy nadal mają duże znaczenie, zwłaszcza w firmach, gdzie rotacja jest wysoka i decyzje kadrowe zapadają szybko. Dla pracownika ochrona oznacza czas na powrót do pracy po usprawiedliwionej nieobecności albo spokojne przejście przez okres szczególnej sytuacji życiowej. Dla pracodawcy oznacza ryzyko sporu, jeśli wypowiedzenie zostanie wręczone w zakazanym momencie.

W praktyce ochronę trzeba rozpatrywać zawsze w kontekście trybu rozwiązania umowy. Zakazy dotyczą głównie wypowiedzenia, natomiast w pewnych wyjątkowych sytuacjach prawo dopuszcza rozwiązanie bez wypowiedzenia, jeśli spełnione są przesłanki ustawowe. Równie ważne jest to, że sama ochrona nie działa „w próżni”, bo w tle są terminy z art. 53 Kodeksu pracy, które wyznaczają granice długotrwałej nieobecności. W sporach sądowych często bada się, czy pracodawca nie próbował obejść ochrony, wręczając wypowiedzenie „tuż po” powrocie pracownika, co bywa oceniane jako działanie odwetowe.

Grupy pracowników objęte szczególną ochroną

Najbardziej znane grupy to osoby w wieku przedemerytalnym, kobiety w ciąży oraz pracownicy korzystający z urlopów związanych z rodzicielstwem. W praktyce ochroną objęty jest m.in. pracownik, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, o ile jego zatrudnienie pozwala mu „dopracować” staż potrzebny do świadczenia. To istotne, bo sama bliskość wieku nie zawsze wystarcza, jeśli brakuje warunku stażowego. W firmach oznacza to konieczność ostrożnej analizy, zanim w ogóle rozpocznie się procedurę wypowiedzenia.

Silną ochroną objęte są też osoby korzystające z urlopów: macierzyńskiego, na warunkach macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego oraz wychowawczego. Po powrocie z urlopów rodzicielskich pracodawca ma obowiązek dopuścić pracownika do pracy na dotychczasowym stanowisku, a gdy to niemożliwe, na stanowisku równorzędnym lub odpowiadającym kwalifikacjom, przy zachowaniu wynagrodzenia, jakie przysługiwałoby bez przerwy w pracy. W sporach to często punkt zapalny, bo pracownik wraca i słyszy, że „jego rola już nie istnieje”, a firma próbuje zaproponować stanowisko wyraźnie gorsze lub nieadekwatne. Wtedy problemem nie jest tylko wypowiedzenie, ale też naruszenie obowiązków związanych z powrotem do pracy.

Ochrona dotyczy również osób pełniących funkcje, które ustawodawca uznał za wrażliwe z perspektywy interesu publicznego lub dialogu społecznego. W praktyce chodzi m.in. o działaczy związkowych, członków rad pracowników czy społecznych inspektorów pracy. W takich przypadkach pracodawca musi liczyć się z dodatkowymi wymogami albo ryzykiem, że decyzja zostanie oceniona jako naruszenie szczególnej stabilizacji zatrudnienia. W firmach, w których działają związki, istotne jest też to, czy organizacja związkowa reprezentuje konkretnego pracownika i czy została prawidłowo włączona w procedury, gdy przepisy tego wymagają.

Ochrona w trakcie usprawiedliwionej nieobecności

Jednym z najbardziej praktycznych zakazów jest ten wynikający z art. 41 Kodeksu pracy. Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika ani w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności, jeżeli nie upłynął okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. To oznacza, że nie wystarczy sprawdzić, czy pracownik „jest w pracy”, tylko trzeba ocenić, czy jego nieobecność ma charakter usprawiedliwiony i czy mieści się w granicach ochrony. W praktyce błąd polega na wręczeniu wypowiedzenia w dniu urlopu, bo ktoś uznał, że „przecież pracownik i tak odbierze pismo”.

Ważne jest też to, kiedy ochrona się zaczyna. W orzecznictwie podkreśla się, że liczy się faktyczna nieobecność w zakładzie z powodu choroby lub zaprzestanie świadczenia pracy z tej przyczyny, a nie samo istnienie choroby „na papierze”. Zdarza się, że pracownik ma zaświadczenie, ale normalnie pracuje, i wtedy nie korzysta z zakazu wypowiedzenia tylko dlatego, że jest chory. Ten detal bywa pomijany w rozmowach, a w sporze ma znaczenie, bo przesuwa moment objęcia ochroną.

Jeżeli nieobecność trwa długo, pojawiają się terminy z art. 53 Kodeksu pracy, które wyznaczają granice dopuszczalności rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych. Pracodawca może rozwiązać umowę, gdy choroba trwa dłużej niż 3 miesiące przy stażu u danego pracodawcy krótszym niż 6 miesięcy, albo gdy przy dłuższym stażu przekroczy łączny okres pobierania wynagrodzenia i zasiłku oraz pierwsze 3 miesiące świadczenia rehabilitacyjnego. W praktyce pracownicy często nie wiedzą, że ochrona nie jest bezterminowa, a pracodawcy zapominają, że rozwiązanie w tym trybie jest możliwe tylko wtedy, gdy pracownik jest nadal nieobecny. Jeżeli przyczyna nieobecności ustała i pracownik stawił się do pracy, zastosowanie trybu natychmiastowego z tej podstawy odpada.

W codziennym zarządzaniu kadrami przydaje się jasne rozróżnienie, jakie nieobecności są zwykle traktowane jako usprawiedliwione w kontekście ochrony z art. 41:

• Urlop wypoczynkowy oraz urlop na żądanie.
• Urlop bezpłatny i urlop okolicznościowy.
• Zwolnienie lekarskie potwierdzające czasową niezdolność do pracy.
• Zwolnienie na opiekę nad dzieckiem.
• Czas badań okresowych i kontrolnych oraz szkolenia BHP.
• Zwolnienie z powodu siły wyższej.
• Zwolnienie dla dawcy krwi.

Jakie są konsekwencje zwolnienia bez podania przyczyny?

Konsekwencje zależą od tego, o jakiej sytuacji mówimy. Czym innym jest wypowiedzenie umowy terminowej bez wskazania powodu, które co do zasady jest dopuszczalne, a czym innym brak przyczyny przy umowie na czas nieokreślony, gdzie obowiązek jej podania wynika wprost z przepisów. W tym drugim przypadku pracodawca naraża się na zarzut naruszenia wymogów formalnych, a to otwiera pracownikowi drogę do roszczeń. W praktyce pracownik nie musi udowadniać „złej woli” pracodawcy, bo często wystarczy wykazanie, że pismo nie spełnia standardu wymaganego prawem.

Trzeba też odróżnić brak przyczyny od przyczyny niejasnej lub zbyt ogólnej. Zdarza się, że pracodawca wpisuje hasło, które formalnie jest jakąś przyczyną, ale nie pozwala pracownikowi zrozumieć, o co chodzi, przez co utrudnia obronę. W sporach sądowych bada się wtedy, czy pracownik mógł realnie odczytać sens zarzutu i czy przyczyna była rzeczywista, konkretna i obiektywna. To dlatego w firmach, które dbają o ryzyko prawne, uzasadnienia są krótkie, ale osadzone w faktach, a nie w ocenach.

Brak przyczyny w wypowiedzeniu umowy na czas nieokreślony może zostać potraktowany jako naruszenie prawa, co daje pracownikowi podstawę do dochodzenia roszczeń przed sądem pracy.

Możliwość zaskarżenia decyzji pracodawcy

Jeżeli pracownik uważa, że wypowiedzenie narusza prawo lub jest nieuzasadnione, może wnieść odwołanie do sądu pracy. W praktyce znaczenie ma pouczenie w piśmie, ale jego brak nie odbiera prawa do działania, tylko komplikuje sytuację dowodową i może obciążyć pracodawcę. W postępowaniu sądowym analizuje się zarówno treść oświadczenia, jak i okoliczności doręczenia, bo od tej daty biegną terminy procesowe. Dlatego tak istotne jest zachowanie kopii dokumentów, potwierdzeń odbioru i wszelkiej korespondencji, która pokazuje, kiedy pracownik mógł zapoznać się z wypowiedzeniem.

W sprawach o wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony sąd bada, czy przyczyna była prawdziwa i czy uzasadniała rozstanie, a nie czy pracodawca „mógłby znaleźć lepszy sposób”. W sprawach o naruszenie zakazu z art. 41 Kodeksu pracy punkt ciężkości przesuwa się na sam moment wręczenia wypowiedzenia, bo nawet najlepsze uzasadnienie nie naprawia faktu, że decyzję złożono w czasie urlopu lub usprawiedliwionej nieobecności. W praktyce pracownicy wygrywają takie sprawy właśnie na podstawie dat i dowodów doręczenia, a nie na podstawie długich opisów konfliktu. Dla pracodawców to lekcja, że procedura bywa równie ważna jak argumenty.

Roszczenia pracownika w przypadku niezgodnego wypowiedzenia

Jeżeli sąd uzna, że wypowiedzenie było niezgodne z prawem lub nieuzasadnione, pracownik może domagać się określonych świadczeń. Najczęściej w grę wchodzi przywrócenie do pracy albo odszkodowanie, a wybór i dopuszczalność zależą m.in. od rodzaju umowy oraz realiów sprawy. Przy umowie na czas nieokreślony pracownik zwykle żąda przywrócenia lub odszkodowania odpowiadającego wynagrodzeniu za okres wypowiedzenia. W praktyce sąd ocenia też, czy przywrócenie jest celowe, bo zdarzają się sytuacje, gdy powrót do zakładu pracy byłby niefunkcjonalny ze względu na konflikt lub zmiany organizacyjne.

Przy umowach terminowych sytuacja wygląda inaczej, bo nawet jeśli pracownik formalnie żąda przywrócenia, sąd może zasądzić odszkodowanie, gdy upłynął termin, do którego umowa miała trwać, albo gdy przywrócenie jest niewskazane ze względu na krótki pozostały czas obowiązywania umowy. W praktyce przy odszkodowaniach za nieprawidłowe rozwiązanie umowy terminowej spotyka się ograniczenie wysokości do kwoty odpowiadającej wynagrodzeniu za czas, do którego umowa miała trwać, ale nie więcej niż za okres wypowiedzenia, który dotyczyłby pracownika. To powoduje, że spory o umowy terminowe bywają bardziej „wyliczalne”, a spory o umowy bezterminowe częściej koncentrują się na powrocie do pracy i ocenie sensowności takiego rozwiązania.

Jeżeli problem dotyczy rozwiązania bez wypowiedzenia, zakres roszczeń również jest określony przez przepisy i zależy od rodzaju umowy. W sporach o zwolnienie dyscyplinarne pracodawca musi wykazać, że przyczyna mieściła się w ustawowych przesłankach, a pracownik często podnosi, że zachowanie nie miało „ciężaru gatunkowego” albo że pracodawca przekroczył termin na złożenie oświadczenia. W takich sprawach znaczenie mają detale: daty, notatki, świadkowie, procedury wewnętrzne i to, czy pracodawca potrafi spójnie opisać zdarzenie. Dlatego nawet gdy emocje w zakładzie pracy są duże, w sądzie liczy się przede wszystkim to, co da się udowodnić i jak to zostało formalnie ujęte w dokumentach.

Co warto zapamietać?:

• Rodzaje umów: W 2026 roku obowiązują umowy na czas nieokreślony, czas określony, na okres próbny oraz umowy na zastępstwo, co wpływa na zasady wypowiedzenia.
• Obowiązek podania przyczyny: Pracodawca musi wskazać przyczynę wypowiedzenia przy umowie na czas nieokreślony, natomiast przy umowach terminowych nie zawsze jest to wymagane.
• Okresy wypowiedzenia: Typowe okresy wypowiedzenia wynoszą 2 tygodnie dla umowy na czas określony, 3 dni robocze dla umowy na zastępstwo oraz 3 dni robocze, 1 tydzień lub 2 tygodnie dla umowy na okres próbny.
• Wymogi formalne: Wypowiedzenie musi być w formie pisemnej, zawierać określone elementy, takie jak długość okresu wypowiedzenia, dzień ustania stosunku pracy oraz pouczenie o prawie do odwołania do sądu pracy.
• Skuteczność doręczenia: Oświadczenie o wypowiedzeniu jest skuteczne, gdy dotrze do pracownika w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią, niezależnie od odmowy przyjęcia dokumentu.